Как автоматически создавать отчеты о доступе к электронной почте

Microsoft Access — мощная и удобная программа для работы с базами данных. Его можно использовать как для индивидуальных домохозяйств, так и для предприятий. Некоторые компоненты базы данных включают таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. Отчеты обеспечивают легко читаемое представление информации в базе данных. Макросы позволяют автоматизировать рутинные задачи. Отчетами можно делиться по электронной почте и отправлять их автоматически.

Шаг 1

Выберите «Пуск»> «Программы»> «Microsoft Office»> «Microsoft Access» или, если Access был открыт недавно, выберите «Пуск»> «Microsoft Access».

Шаг 2

Выберите базу данных для использования. В этом случае загружается база данных Issues.

Шаг 3

Нажмите на вкладку "Создать".

Шаг 4

Нажмите "Макрос".

Шаг 5

Выберите «Отправить объект» в раскрывающемся списке «Действие».

Шаг 6

Выполните все шаги в аргументе действия. Выберите «Отчет» для типа объекта, выберите «Открытые проблемы» для имени объекта (это имя отчета, который будет отправлен по электронной почте) и выберите «Формат PDF (*.pdf)» для формата вывода. Введите адреса электронной почты получателей отчета, тему сообщения электронной почты и текст тела сообщения электронной почты (текст сообщения). Если сообщение электронной почты необходимо отредактировать перед отправкой, выберите «Да»; в противном случае выберите «Нет». Для файлов HTML укажите путь к шаблону.

Шаг 7

Щелкните значок диска, чтобы сохранить макрос.

Шаг 8

Назовите макрос и нажмите "ОК".

Шаг 9

Щелкните восклицательный знак, чтобы запустить макрос. Программа запросит повторное сохранение макроса.

Шаг 10

Нажмите «Разрешить», чтобы разрешить программе отправлять электронное письмо. Отчеты будут отправляться через Outlook.

Шаг 11

Откройте панель навигации, щелкнув двойную стрелку.

Шаг 12

Дважды щелкните сохраненный макрос, чтобы автоматически отправить отчет по электронной почте.

Шаг 13

Откройте письмо, чтобы убедиться, что оно было отправлено.

Совет

Этот процесс работает и для Access 2003; экраны будут выглядеть по-разному, но концепция та же.

Отчеты — не единственные объекты, которые можно отправлять по электронной почте. Таблицы, запросы и формы также можно отправлять по электронной почте. Перейдите в папку «Исходящие» Outlook, чтобы отправить сообщение, или нажмите «Отправить все», если Outlook открыт.

Предупреждение

Отправьте отчет себе по электронной почте, чтобы убедиться, что он был отправлен автоматически.