Разница между контактами и адресной книгой в Outlook
В то время как большинство людей, знакомых с Microsoft Outlook, могут использовать его в основном для отправки и получения электронной почты, Outlook — это мощное приложение со многими удобными инструментами, включая календарь, управление задачами и функцию создания заметок. Еще одним ключевым элементом Outlook является его способность помочь вам упорядочить личную информацию ваших контактов, будь то коллеги или люди за пределами вашей компании. Вы делаете это с помощью инструментов «Контакты» и «Адресная книга».
Определение
И функция контактов в Outlook, и глобальная адресная книга очень похожи на электронную Rolodex, где вы можете получить доступ к контактной информации людей, с которыми вы, вероятно, имеете дело на регулярной основе. Однако функция «Контакты» обычно представляет собой список внешних контактов, а адресная книга содержит информацию о людях, которые работают в вашей компании. Это обычная установка в деловом мире, поскольку адресные книги хранятся на сервере Exchange и могут быть доступны всем в компании.
Функция
Функция «Контакты» предназначена для того, чтобы помочь вам быстро получить доступ к информации о людях, с которыми вы общались раньше, но которые не обязательно работают в вашей компании. Глобальный список адресов предназначен для быстрой связи с коллегами или списков адресов, определенных компанией.
Возможность редактирования
Хотя инструменты «Контакты» и «Адресная книга» содержат контактную информацию, пользователи могут редактировать только контакты, поскольку они хранятся на вашем компьютере. Вы можете добавлять новые контакты, редактировать информацию о существующих контактах и удалять контакты. Адресную книгу, с другой стороны, обычно может редактировать только системный администратор. Для домашних пользователей оба списка доступны для редактирования.
Информация
Адресная книга обычно содержит список всех сотрудников и отделов компании, включая адрес электронной почты, добавочный или номер телефона, должность и местонахождение. Нажав на отдельную запись, вы получите дополнительные контактные данные, такие как второй рабочий номер и почтовый почтовый адрес. Список контактов включает имя, отображаемое имя и адрес электронной почты. При нажатии на отдельный контакт откроется форма с полями для ввода дополнительной информации, включая компанию, почтовый адрес, должность, номера телефонов и фотографию.
Возможность поиска
И Контакты, и Адресная книга помогут вам быстро найти контактную информацию о людях, чтобы вам не приходилось тратить время на поиски визитных карточек или листание каталогов компаний. В верхней части интерфейса программы у вас, вероятно, есть небольшой значок, который выглядит как открытая книга. При нажатии на нее появляется окно поиска. Вы можете ввести имя в поле поиска и выбрать, искать ли его в адресной книге или в списке контактов.