Как создать процесс «как есть»

Поток процессов «как есть» документирует, как бизнес-процесс выполняется в настоящее время в вашей организации. Как правило, поток процессов «как есть» создается для регистрации процедур и информации, которые передаются от шага к шагу, чтобы их можно было проанализировать и улучшить при построении будущего процесса.

Шаг 1

Определите бизнес-процесс, который вы хотите проанализировать. Это должна быть завершенная бизнес-транзакция с началом и завершением, входами и выходами, результатом которой должно быть удовлетворение потребности бизнеса. Пример:«Нанять сотрудника» — это завершенный процесс, тогда как «Заполнить форму найма» — это шаг внутри процесса, но это не имеет смысла, если выполнять его отдельно.

Шаг 2

Определите роли в процессе. Роль — это часть, которую человек или группа людей играют в процессе. Роли должны быть помечены типом действий, которые они предпринимают, а не их должностями или названиями отделов. Лицо, утверждающее табель рабочего времени сотрудника, должно называться «Утверждающий табель».

Шаг 3

Определите этапы процесса, необходимые для завершения транзакции. Записывайте каждый подробный шаг, который повышает ценность процесса, даже если эта ценность заключается только в том, чтобы просмотреть и убедиться, что предыдущие шаги были выполнены правильно.

Шаг 4

Определите информацию, передаваемую от шага к шагу в рамках процесса. Некоторые шаги создают информацию, которая будет использоваться последующими шагами.

Шаг 5

Определите точки принятия решений в процессе, которые могут изменить направление или потребовать дополнительных шагов. Определите данные, необходимые для принятия решения, и учтите все возможные результаты.

Шаг 6

Задокументируйте поток процесса, создав диаграмму, показывающую каждый шаг, роль, которая выполняет шаг, и информацию, перетекающую от шага к шагу. Пронумеруйте каждый шаг. Определите направление информации, используя стрелки, идущие от каждого шага к следующему. Стиль «кросс-функциональных» блок-схем лучше всего подходит для определения ролей и потоков информации между людьми, а также этапов процесса. В текстовой части документа подробно опишите каждый шаг.

Совет

Зафиксируйте каждую возможную деталь как на шагах, так и на элементах данных, передаваемых с каждого шага на другой. Включите в процесс как можно больше участников при проведении анализа. Используйте инструменты блок-схем, такие как Visio, чтобы проиллюстрировать этапы процесса.

Предупреждение

Не слишком увязайте в построении диаграмм и документировании потоков процессов «как есть». Вы стремитесь к полноте, а не к совершенству. Помните, что именно эти процедуры вы хотите улучшить или заменить.