Что такое хороший этикет для телефонных разговоров?

Телефонный этикет, также известный как телефонный этикет или телефонные манеры, относится к вежливой и профессиональной манере общения людей по телефону. Он воплощает в себе практики, принципы и социальные условности, которые регулируют телефонное взаимодействие. Соблюдая телефонный этикет, люди могут проявлять уважение, профессионализм и вежливость во время телефонных разговоров, что в конечном итоге повышает эффективность общения и способствует развитию позитивных отношений. Вот несколько основных правил, которым следует следовать для хорошего телефонного этикета:

<б>1. Будьте готовы:

* Прежде чем позвонить, имейте под рукой необходимую информацию и материалы.

* Представьтесь четко и профессионально, указав свое имя и принадлежность в начале разговора.

<б>2. Выберите подходящее время для звонка:

* Избегайте звонков в неподходящее время или когда получатель занят или недоступен.

* Будьте внимательны к часовым поясам при совершении международных звонков.

<б>3. Используйте вежливые и учтивые выражения:

* Используйте формальный и вежливый язык, даже если вы хорошо знаете получателя.

* Избегайте использования сленга, жаргона или неформальной речи, которые могут быть непонятны или не оценены другим человеком.

<б>4. Будьте ясны, кратки и по существу:

* Быстро и четко сообщите цель звонка, избегая ненужных подробностей.

* Держите разговор сосредоточенным и избегайте бессвязности.

<б>5. Активно слушайте:

* Уделите звонящему все свое внимание, позволяя ему выразить себя, не отвлекаясь.

* Покажите, что вы вовлечены в разговор, используя словесные сигналы, такие как «да», «понятно» или «ага».

<б>6. Уважайте время звонящего:

* Помните о продолжительности разговора и старайтесь держать его в разумных пределах.

* Если разговор может оказаться продолжительным, спросите разрешения продолжить или предложите более подходящее время для разговора.

<б>7. Профессионально обрабатывайте входящие звонки:

* Отвечайте на звонки быстро и вежливо.

* Если вы не можете ответить на звонок немедленно, воспользуйтесь профессиональным сообщением голосовой почты.

<б>8. Следите за тоном своего голоса:

* Поддерживайте приятный, дружелюбный и профессиональный тон на протяжении всего разговора.

* Меняйте тон, чтобы передать эмоции и показать интерес к обсуждению.

<б>9. Проявите сочувствие и понимание:

* Проявляйте сострадание и понимание, если звонящий выражает беспокойство или жалобу.

* Покажите, что вы цените их мнение и готовы им помочь.

<б>10. Завершите разговор изящно:

* Обобщите основные моменты и согласуйте любые дальнейшие действия или последующие действия.

* Поблагодарите человека за уделенное время и при необходимости повторите свое имя.

* Используйте вежливые заключительные слова, например «Спасибо, что позвонили» или «Хорошего дня».

<б>11. Немедленно перезванивайте:

* Если вы обещаете перезвонить, обязательно сделайте это в разумные сроки.

* Если вы не можете немедленно перезвонить, сообщите звонящему, когда он сможет получить от вас ответ.

<б>12. Будьте профессиональны, переводя кого-то на удержание:

* Если вам нужно удержать звонящего, извините за прерывание и сообщите ему, как долго он может ожидать ожидания.

* Периодически проверяйте и предоставляйте обновления, если время удержания превышает ожидаемое.

<б>13. Помните о культурных различиях:

* Совершая международные звонки, помните о культурных различиях, которые могут повлиять на телефонное общение.

* Помните о разных приветствиях, обычаях и стилях общения в разных культурах.

<б>14. Не используйте громкую связь без разрешения:

* Всегда спрашивайте разрешения, прежде чем переводить звонящего на громкую связь.

* Убедитесь, что громкоговоритель свободен, а фоновый шум сведен к минимуму.

<б>15. Профессионально осуществляйте перевод звонков:

* Если вам необходимо переадресовать вызов другому лицу или отделу, сообщите об этом звонящему и получите его разрешение, прежде чем сделать это.

* Предоставьте звонящему необходимую контактную информацию и обеспечьте плавный перевод.

Соблюдая эти правила телефонного этикета, вы сможете наладить позитивное и профессиональное общение по телефону, которое оставит неизгладимое впечатление на звонящих. Помните, что четкое общение, уважение и вежливость являются ключом к эффективным телефонным разговорам.