Какую информацию следует указать в телефонном сообщении?

Когда вы получаете телефонное сообщение, важно получить от звонящего как можно больше информации. В зависимости от обстоятельств конкретные сведения, которые вам потребуются, могут различаться, но вот некоторые общие сведения, которые следует включать в телефонное сообщение:

- Имя звонящего: Если возможно, укажите полное имя звонящего для точной идентификации и надлежащего оформления документов.

- Номер телефона звонящего: Это важно, если вам нужно перезвонить или уточнить какую-либо информацию. Обязательно укажите полный номер телефона, включая код страны или города, если применимо.

- Дата и время звонка: Указание точной даты и времени получения звонка важно для целей ведения учета.

- Цель звонка: Попросите звонящего кратко объяснить причину звонка. Запишите ключевые моменты их сообщения или основного запроса.

– Требуется действие: Если звонящий запрашивает конкретное действие или ответ, обязательно четко отметьте, что это такое. Будь то обратный вызов, сообщение, которое нужно передать кому-то другому, или задача, которую необходимо выполнить, убедитесь, что вы точно понимаете и документируете необходимое действие.

- Другие сведения: Любая дополнительная соответствующая информация, предоставленная звонящим, например имя конкретного контактного лица, крайний срок или дополнительная информация о сообщении или запросе.

- Срочность: Если звонок срочный, обязательно укажите это в сообщении. Это помогает расставить приоритеты в необходимых ответных действиях или действиях.

- Ваше имя: Если вы пишете телефонное сообщение для кого-то другого, подпишитесь своим именем, чтобы они знали, кто принял сообщение.

Не забывайте, что документация телефонных сообщений должна быть точной и полной. Это помогает обеспечить эффективное выполнение любых необходимых действий или ответов, исключая недопонимание или путаницу.