Как администратор отвечает на телефонные звонки?
<б>1. Будьте быстры:
- Старайтесь отвечать на звонки в течение трех-четырех звонков, чтобы создать положительное впечатление у клиента.
<б>2. Используйте дружеское приветствие:
- Начните с теплого и гостеприимного приветствия, например:«Доброе утро, [Название компании], это [Ваше имя]. Чем я могу вам помочь?»
<б>3. Четкое изложение:
- Говорите четко и в умеренном темпе, чтобы собеседники могли легко понять ваши ответы.
<б>4. Улыбнись:
- Даже если звонящие вас не видят, улыбка во время разговора положительно влияет на тон вашего голоса.
<б>5. Определите потребности звонящего:
- Слушайте внимательно, чтобы понять причину звонка звонящего, и соберите всю необходимую информацию.
<б>6. Прямой звонок:
- Немедленно переадресуйте вызов соответствующему лицу или отделу или предоставьте звонящему контактную информацию, если таковая имеется.
<б>7. Делайте точные сообщения:
- Если получатель недоступен, запишите основные сведения о сообщении, включая имя звонящего, контактный номер, краткое сообщение и подходящее время для обратного звонка.
<б>8. Используйте профессиональный язык:
- Всегда используйте вежливую и уважительную речь, даже в сложных ситуациях.
<б>9. Проявите терпение и сочувствие:
- Относитесь к трудным звонкам терпеливо, с пониманием и сочувствием, чтобы сохранить репутацию компании.
<б>10. Дальнейшие действия:
- Если вас попросили следить за выполнением, убедитесь, что задание выполнено своевременно.
<б>11. Сохраняйте конфиденциальность:
- Относитесь к информации о звонящем со строгой конфиденциальностью и делитесь только тем, что необходимо.
<б>12. Не перебивайте:
- Позвольте звонящему закончить разговор, прежде чем ответить или перевести вызов.
<б>13. Используйте четкие методы передачи:
- При переводе звонка четко произнесите имя звонящего и кратко объясните получателю причину перевода.
<б>14. Предложить помощь:
- Если вы не можете предоставить информацию, которую ищет звонящий, предложите узнать или связать его с кем-то, кто может.
<б>15. Практикуйте активное слушание:
- Задавайте уточняющие вопросы, чтобы убедиться, что вы полностью понимаете нужды и запросы звонящего.
<б>16. Предоставьте контактную информацию:
- Четко предоставьте контактную информацию компании, например номер телефона и часы работы, если кому-то понадобится связаться снова.
<б>17. Выразить благодарность:
- Поблагодарите звонящего за звонок и выразите признательность за обращение в вашу компанию.
<б>18. Завершите разговор изящно:
– Используйте вежливое завершение, например:«Спасибо, что позвонили в [Название компании]. Хорошего дня!»
<б>19. Постоянное обучение:
- Регулярно совершенствуйте свои коммуникативные навыки посредством обучения и обратной связи, чтобы поддерживать первоклассное обслуживание клиентов.
<б>20. Оставайтесь профессионалами:
- Воздержитесь от личных разговоров и сплетен во время звонков.