Как сжать файлы перед отправкой по электронной почте

Когда вы передаете большие файлы в сообщении электронной почты, вы рискуете превысить предельный размер вложения, что приведет к сбою отправки. Сжатие файлов уменьшает их размер, упрощая их отправку без превышения этих ограничений. Одними из лучших кандидатов на сжатие являются большие мультимедийные файлы, такие как видео, фотографии и аудиофайлы, поскольку они, как правило, сами по себе превышают ограничения по размеру, особенно видео.

Типы сжатия

Обычно используются несколько форматов сжатия, и выбор правильного зависит от нескольких различных факторов. Сжатие ZIP поддерживается чаще всего и является более универсальным, чем другие, но обеспечивает меньшее сжатие, чем такие форматы, как RAR и 7Z. Однако эти форматы требуют специальных программ для распаковки файлов. Форматы, которые получатель вашего файла может распаковать, играют большую роль в вашем решении. В большинстве случаев это делает ZIP лучшим выбором, поскольку сжатие ZIP интегрировано в Windows, что устраняет необходимость в дополнительных подключаемых модулях или загрузках.

Как сжимать файлы

Точный процесс сжатия файлов зависит от используемой программы. Чтобы использовать встроенное ZIP-сжатие Windows в Windows 7, щелкните правой кнопкой мыши файл или папку, наведите указатель мыши на «Отправить» и выберите «Сжатая (заархивированная) папка» в появившемся раскрывающемся меню. В Windows 8 выберите файл и нажмите «Поделиться», а затем «Заархивировать». В других программах вы обычно создаете архив, добавляете в него файлы, а затем указываете программе сжать. Конкретные указания см. в документации к вашей программе архивации.

Ограничения размера вложений

Насколько маленьким должен быть сжатый файл, зависит от службы электронной почты, которую вы используете для его отправки. Ограничения варьируются от одного провайдера к другому, поэтому вам необходимо уточнить детали у вашего конкретного провайдера. Популярные варианты, такие как Gmail и Yahoo, ограничивают вас до 25 МБ на электронное письмо, а Outlook.com ограничивает вас до 10 МБ на электронное письмо. Почтовые клиенты часто похожи:Microsoft Outlook ограничивает вас до 20 МБ на вложение, почта Windows Live ограничивает вас до 10 ГБ на электронное письмо и не более 50 МБ на файл, а Mozilla Thunderbird предлагает неограниченный размер.

Облачные альтернативы

Облачное хранилище предлагает надежную альтернативу, если ваш файл все еще превышает установленный вами лимит размера, независимо от того, насколько сильно вы его сжимаете. Сохраняя сжатый файл на облачном сервере, таком как OneDrive, Google Drive или Dropbox, и отправляя ссылку для скачивания получателю, вы экономите время, необходимое для прикрепления файла и отправки больших файлов — даже тех, которые простираются на территорию в несколько гигабайт. . Это также более удобный способ поделиться файлом с несколькими людьми, поскольку его нужно загрузить только один раз. После этого ваши получатели смогут загрузить файл, когда им будет удобно.