Как составить правильное электронное письмо
Написание электронного письма — это больше, чем просто указание адреса электронной почты в поле «КОМУ», добавление «RE» и краткое замечание в теле письма. Как и в любом другом письменном сообщении, при отправке электронного письма, особенно делового, следует помнить о правильной форме.
Шаг 1
Для начала убедитесь, что у вас есть правильный адрес электронной почты человека, которому вы отправляете электронное письмо. Если вы этого не сделаете, оно вернется к вам как недоставленное. Введите адрес электронной почты в поле "КОМУ".
Шаг 2
Определите тему письма. Тема - это то, что должно быть в поле "RE". Будьте конкретны, потому что получатель может вас не знать; если она не может определить, о чем письмо, она может нажать кнопку «Удалить» или, что еще хуже, пометить его как спам. Пишите коротко и лаконично. Первое слово заголовка должно быть написано с большой буквы; все остальные слова, кроме имен собственных, должны быть в нижнем регистре.
Шаг 3
Начните вводить сообщение получателю. Используйте правильные правила грамматики; если есть сомнения, www.drgrammar.org ответит на любые вопросы. Даже если электронное письмо является более случайным, например, электронное письмо другу или члену семьи, найдите время, чтобы предотвратить опечатки, используйте правильную форму и используйте проверку орфографии. Чтобы использовать проверку орфографии, нажмите на значок с пометкой «орфография» или «Проверка орфографии», и он проверит тело письма на наличие ошибок и предложит исправления. После того, как вы написали текст сообщения, прочтите его вслух, чтобы убедиться, что вы использовали правильный английский язык и не пропустили ни одного текста.
Шаг 4
Завершите письмо окончанием, например «С уважением» или «С уважением». Под этим добавьте свое имя. Если это деловая электронная почта, вы всегда должны указывать свой адрес электронной почты и номер телефона под своим именем, а также любую другую соответствующую информацию, такую как ваша компания и должность. Если вы удовлетворены своим письмом, нажмите "Отправить".
Совет
Знаете ли вы, что в Yahoo Mail вы можете настроить свою электронную почту с электронной подписью, которая следует за каждым отправленным вами письмом? На своем почтовом сервере выберите «Параметры», а затем «Подпись». Введите свое имя, затем добавьте адрес электронной почты, номер телефона и даже URL-адрес своего веб-сайта, если хотите.