Как создать адресную книгу на компьютере

Создание адресной книги на компьютере — отличный способ хранить все контакты в одном месте. И Microsoft Excel — лучшее программное обеспечение для создания адресной книги на компьютере. Excel широко распространен и доступен практически каждому, и им очень легко пользоваться. Создание адресной книги в Excel просто включает настройку и форматирование нескольких столбцов, а затем ввод информации. Как только адресная книга настроена, ее можно легко использовать для слияния почты или в качестве списка ссылок. Приведенные ниже инструкции помогут вам настроить адресную книгу в Excel 2003 или Excel 2007.

Шаг 1

Откройте Microsoft Excel на своем компьютере. Вы увидите, что открывается электронная таблица с заранее определенными строками и столбцами. Вы будете использовать эти строки и столбцы для настройки адресной книги.

Шаг 2

Добавьте заголовок вверху таблицы. Это поможет вам вспомнить, какая информация содержится в той или иной адресной книге. Вам может понадобиться настроить разные адресные книги для разных целей, например, одну для членов книжного клуба и одну для членов семьи. Четкое название поможет вам все упорядочить. Сделайте заголовок жирным и увеличьте размер шрифта с помощью инструментов на верхней панели инструментов.

Шаг 3

Пропустите пару строк после заголовка и введите заголовки столбцов адресной книги. Следующие заголовки столбцов будут очень полезны:имя, адрес, город, штат, почтовый индекс, номер телефона, номер факса и адрес электронной почты. Введите эти заголовки в столбцы от A до H соответственно. Очень важно, чтобы каждый элемент был введен в отдельный столбец.

Шаг 4

Отцентрируйте и выделите жирным шрифтом заголовки столбцов. Для этого нажмите на номер строки слева от строки заголовков. Это выделит или выделит всю строку. Затем используйте инструменты выделения жирным шрифтом и центрирования на верхней панели инструментов.

Шаг 5

Введите контактную информацию в каждую колонку. Информация для каждого контакта должна быть введена в отдельной строке. В зависимости от того, сколько у вас контактов, это может занять некоторое время. Но помните, вам нужно будет сделать это только один раз. В дальнейшем вам останется только добавлять новые контакты и обновлять информацию. Если у вас нет определенных элементов информации для определенных контактов, оставьте ячейку пустой. Не забудьте использовать двухбуквенные сокращения штатов, которые требует почтовое отделение.

Шаг 6

Отформатируйте текст в столбце «Почтовый индекс», чтобы все почтовые индексы выглядели одинаково. Выделите весь текст в столбце, кроме заголовка столбца. Щелкните правой кнопкой мыши выделенные ячейки и выберите «Форматировать ячейки». Перейдите на вкладку «Число», а затем нажмите «Особые» в поле «Категория». Нажмите «Почтовый индекс» или «Почтовый индекс + 4» в поле «Тип». Нажмите «ОК». Это сделает все почтовые индексы одинаковыми.

Шаг 7

Отформатируйте текст в столбце «Номер телефона» так, чтобы все телефонные номера в столбце выглядели одинаково. Выделите текст в столбце «Номер телефона», за исключением заголовка столбца. Щелкните его правой кнопкой мыши и выберите «Формат ячеек». На вкладке «Номер» выберите «Особый» в поле «Категория». Нажмите «Номер телефона» в поле «Тип». Нажмите "ОК".