Как сделать адресные метки

Microsoft Word 2013 предлагает функции создания этикеток и массовой рассылки, позволяющие разрабатывать и создавать почтовые этикетки любого размера. Чтобы создать ярлыки с адресами для отправки по почте нескольким получателям — это называется слиянием — вам необходимо предоставить Word адреса ваших контактов в той или иной форме — например, использовать контакты Outlook или создать электронную таблицу Excel с вашими контактами. Большинство приложений позволяют экспортировать данные в виде файла со значениями, разделенными запятыми, который затем можно передать в Word во время слияния.

Если вам нужно распечатать небольшое количество адресов, вы можете ввести информацию во время слияния; введенные таким образом данные сохраняются для использования в будущем.

Совет

Вы также можете создавать этикетки с помощью Microsoft Publisher.

Создайте свои ярлыки

Используйте функцию слияния писем Word, чтобы создавать ярлыки для отправки по почте нескольким контактам.

Шаг 1. Запустите слияние

В пустом документе Word выберите Рассылки. вкладку, а затем Начать слияние. в группе Начать слияние. Выберите Ярлыки. из раскрывающегося меню.

Предупреждение

Убедитесь, что документ пуст, поскольку Word удаляет все содержимое во время создания ярлыка.

Шаг 2. Настройте ярлыки

В Параметры ярлыка выберите следующие параметры:

• Информация о принтере :Вероятно, вы можете оставить здесь настройки по умолчанию, если только ваш принтер не является принтером с непрерывной подачей, а не принтером, который печатает отдельные страницы, или у вас есть несколько лотков для бумаги.
  
• Пометить поставщиков :Выберите поставщика в раскрывающемся списке Labelvendors, а затем выберите номер продукта этого поставщика, например, «5160 Easy Peel Address Labels», распространенный продукт Avery.
  

Если вашего продукта нет в раскрывающемся списке Номер продукта, выберите продукт, который вы считаете похожим, а затем нажмите либо Подробнее или Новый ярлык l, чтобы открыть диалоговое окно, в котором можно настроить размер страницы, поля, размер меток и многое другое.

Шаг 3. Просмотр ярлыков

Нажмите ОК. чтобы настроить ярлыки, а затем ОК еще раз в подсказке с предупреждением о том, что любое содержимое документа будет удалено.

На этом этапе вы можете не увидеть никаких изменений в документе, но Word создал таблицу для определения ваших меток. Чтобы увидеть линии, определяющие метки, выберите Макет и выберите Просмотреть линии сетки. из группы Таблица.

Настройте слияние почты с вашим списком адресов

Шаг 1. Подготовьте файл данных

Прежде чем использовать Word для настройки слияния, убедитесь, что файл с вашими адресами содержит нужную информацию.

Например, если ваши адреса указаны в Excel, убедитесь, что ваш документ Excel содержит столбцы с полной адресной информацией.

Если ваши адреса есть в Outlook, проверьте свою контактную информацию, чтобы убедиться, что она выглядит так, как вы ожидаете.

Шаг 2. Выберите получателей

Выберите Выбрать получателей. из группы Начать слияние на вкладке Рассылки. Здесь выберите:

• Введите новый список :Используйте этот вариант, если у вас нет источника данных и вы планируете вручную вводить имена и адреса во время слияния.
  
• Использовать существующий список :Выберите этот вариант, если у вас есть файл, содержащий имена и адреса. Это может быть файл Excel или Access, или вы можете использовать файл данных другого типа, например файл HTML или Word, содержащий одну таблицу, или любой текстовый файл с полями, разделенными табуляцией, запятыми или другими символами.
  
• Выбрать из контактов Outlook :этот параметр позволяет выбрать определенные контакты из списка контактов Outlook.
  

Совет

Если вы не собираетесь печатать этикетки для всего списка рассылки, выберите «Редактировать список получателей» и выберите только нужные контакты.

Шаг 3. Добавьте поля слияния

Word не интуитивно понимает, как вы хотите, чтобы ваши метки были оформлены, поэтому следующим шагом будет создание заполнителя, чтобы определить, где адреса должны отображаться на каждой метке. Хотя вы можете выбрать отдельные поля, такие как имя, почтовый адрес и город, для отображения на этикетках, Word предоставляет базовый блок адресов, включающий основные сведения об адресах.

Выберите Блокировка адреса. в группе «Запись и вставка полей», чтобы открыть диалоговое окно «Вставить адресный блок». Здесь можно настроить способ отображения адреса, например формат имени получателя и указать, следует ли вставлять название компании.

Совет

Выберите Поля сопоставления. чтобы настроить сопоставление, если предварительный просмотр адреса не выглядит так, как вы хотите.

Шаг 4. Форматирование текста

Чтобы настроить шрифт, используемый для текста адреса, например, если обычный шрифт Word по умолчанию отображается плохо, выберите поле <> на листе с этикетками, обязательно выбрав шевроны "<<...>>". На вкладке «Главная» настройте шрифт по мере необходимости.

В большинстве случаев вы также захотите уменьшить расстояние между строками при печати адресных наклеек. Откройте диалоговое окно «Абзац», щелкнув стрелку раскрывающегося списка, а затем настройте интервал в разделе Интервал. раздел.

Шаг 5. Обновите ярлыки

Когда формат ярлыка и поля настроены, нажмите Обновить ярлыки. из группы «Записать и вставить поля». Это распространяет поле <> на все этикетки на листе.

Предварительный просмотр и печать этикеток

Шаг 1. Предварительный просмотр слияния

Выберите Предварительный просмотр результатов. из группы «Результаты предварительного просмотра» на вкладке «Рассылки». Используйте правую и левую стрелки для просмотра дополнительных страниц. Если текст требует дальнейшего форматирования, нажмите Просмотреть результат. еще раз, чтобы отключить предварительный просмотр, а затем переформатировать при необходимости.

Шаг 2. Завершите слияние и печать

Выберите Завершить и объединить. в группе Готово, чтобы завершить слияние и распечатать этикетки.