Лучший способ сохранить электронные письма из Outlook

При использовании Microsoft Outlook для своей учетной записи электронной почты вы должны быть уверены, что можете отслеживать все свои сообщения и обращаться к ним в любое время. Вот почему важно понимать, как лучше всего сохранять сообщения электронной почты из учетной записи Outlook.

Папки

По мнению Microsoft, лучше всего сохранять папку «Входящие» для сообщений, которые вам нужно читать и обрабатывать самостоятельно, и создавать другие папки, которые вы можете использовать для определенных типов почты. Создайте папку «1-Reference». Вручную отбрасывайте все сообщения, к которым вам нужно вернуться позже или которые вы еще не успели прочитать. Поставьте перед ним цифру «1», чтобы оно отображалось прямо под почтовым ящиком. Создайте другие папки, например «Личные», чтобы хранить личные электронные письма отдельно от рабочих. Таким образом, вам не придется беспокоиться о том, что ваши коллеги просматривают личные сообщения через плечо. Вы можете создать набор папок для электронных писем списка рассылки, чтобы эти сообщения перенаправлялись в папку. Таким образом, вам не придется забивать свой почтовый ящик тоннами сообщений, которые вам, возможно, даже не нужно читать.

Архив

Настройте ежегодное автоархивирование всех ваших папок. Система архивации позволяет сохранять важные электронные письма без необходимости что-либо делать. Outlook может предложить вам ответить, хотите ли вы автоматически архивировать все свои сообщения. Нажмите «Да», и начнется процесс архивации. Ваши сообщения перемещаются из папки «Входящие» или других папок в папку «Архив», к которой вы можете получить доступ в любое время. Все ваши папки будут скопированы в папку «Архив». Например, если у вас есть справочная, личная и деловая папки, вы увидите те же три папки в разделе «Архив».

Функция «Автоархивация» в Outlook включена по умолчанию, но вы также можете настроить систему архивации. Для этого нажмите меню «Инструменты». Нажмите «Параметры» и перейдите на вкладку «Другое». Выберите «Автоархивация». Выберите «Выполнять автоархивацию каждые n дней» и укажите желаемое количество (например, каждые 14 дней). Выберите любые другие параметры, которые вы хотите изменить. Если вы хотите применить изменения ко всем папкам, выберите «Применить эти настройки ко всем папкам».