Как настроить доступную для поиска базу данных PDF
Файл Portable Document Format (PDF) часто используется для сохранения любого форматирования документа, созданного в другой программе, например документа Word, электронной таблицы или файла сложного дизайна. PDF-файлы создаются и управляются с помощью Adobe Acrobat. Чтобы настроить файл базы данных PDF, лучше всего сначала создать его с помощью программы базы данных или электронных таблиц, например Microsoft Excel. Затем вы можете преобразовать файл в PDF и добавить панель поиска Adobe Acrobat и функции индексирования, упрощая пользователям поиск в базе данных.
Преобразование базы данных в PDF (ссылки 1, 2)
Шаг 1
Откройте приложение для работы с электронными таблицами на своем компьютере и введите все данные, которые вы хотите включить в базу данных. Если вы используете программу базы данных, вы сможете вводить данные намного эффективнее, чем если бы вы начинали PDF с нуля. Сохраните файл, когда он будет завершен.
Шаг 2
Сохраните файл в формате PDF, если вы используете программу, которая позволяет это сделать. Все программы Microsoft Office предоставляют эту возможность, если на вашем компьютере уже установлен Adobe Acrobat. Например, в Excel нажмите «Кнопку Microsoft Office», прокрутите «Сохранить как» и выберите «PDF или XPS». Введите имя файла и нажмите «Опубликовать». В других программах вы можете печатать в PDF с помощью Adobe PDF Printer. Откройте файл PDF в Adobe Acrobat.
Шаг 3
Преобразуйте файл с помощью Adobe Acrobat, если шаг 2 невозможен. Откройте Acrobat и нажмите «Файл, Создать PDF, Из файла». Выберите файл электронной таблицы в диалоговом окне «Открыть» и нажмите «Открыть». Файл будет преобразован и открыт в новый PDF-документ. Нажмите «Файл, Сохранить как», чтобы сохранить файл.
Добавить функции поиска (ссылки 3, 4)
Шаг 1
Откройте панель инструментов «Найти» в Adobe Acrobat. Он будет открыт по умолчанию, но вы всегда можете найти его снова, выбрав «Редактировать, найти». Используйте его, чтобы найти любое слово в документе.
Шаг 2
Используйте окно "Поиск" для более сложного поиска. Нажмите «Редактировать, найти», чтобы отобразить его, или нажмите стрелку рядом с панелью инструментов «Найти» и нажмите «Открыть полный поиск Acrobat». Эта функция также доступна для пользователей Adobe Reader.
Шаг 3
Создайте индекс для PDF, чтобы пользователи могли выполнять поиск в базе данных. Чтобы добавить индекс, нажмите «Дополнительно, обработка документов, управление встроенным индексом». Нажмите «Вставить индекс». Следуйте инструкциям и нажмите «ОК». Указатель будет включен в PDF-файл, когда вы отправите его получателям.