Преимущества системы управления файлами
По мере того, как ваш бизнес переходит в эпоху цифрового распространения, вам нужно будет решить, стоит ли переходить с бумажной системы хранения документов на цифровую систему управления файлами. Хотя переход на полностью компьютеризированную файловую систему может показаться пугающим, очевидные преимущества цифровой файловой системы побудили многих сделать этот переход.
Снижение стоимости
Из-за стоимости аренды имущества для хранения документации цифровая регистрация начинает окупаться, как только она внедряется. Поскольку нет бумажной работы, затраты на обработку и передачу документов туда и обратно значительно сокращаются. Это также позволяет хранить документы, которые должны храниться в бумажном виде, в небольших и менее дорогих местах.
Экологичность
Сокращение углеродного следа вашего бизнеса может стать важным фактором для охвата современной потребительской базы, настроенной на защиту окружающей среды. Это может значительно улучшить имидж компании, дать налоговые льготы и снизить стоимость расходных материалов. Цифровая система хранения документов может полностью изменить основу бизнеса, а переход на более экологичную систему открывает широкие возможности для рекламы.
Более плавный рабочий процесс
Получение печатных копий документов, хранящихся физически, может быть длительным процессом, который подвержен человеческим ошибкам, проблемам с безопасностью и физическим потерям. В цифровой системе такого нет. В считанные минуты документ может быть доступен на столе человека, который в нем нуждается. Это приводит к сокращению рабочего периода, ускорению прогресса и увеличению времени для разработки проектов.
Более высокий уровень безопасности
В то время как традиционную бумажную систему хранения документов может открыть и просмотреть любой, у кого есть к ней доступ, цифровая система хранения данных может обеспечить различные уровни защиты, позволяющие сохранять конфиденциальность документов. Используя пароли, определенные папки для разных пользователей, шифрование данных и контрольные журналы, которые позволяют вам вести учет того, кто и когда обращался к каким файлам, система управления файлами может значительно повысить безопасность ваших документов.
Надежное архивирование
Бумажные документы и файлы могут быть уничтожены в результате чрезмерного обращения, повреждения от пожара, наводнения и других стихийных бедствий. Поскольку данные могут храниться на серверах в любой точке мира, вы можете безопасно архивировать свои деловые документы, не беспокоясь о возможном повреждении имущества. Вы также можете сделать свои архивные данные переносимыми, используя съемные жесткие диски, USB-накопители и компакт-диски.