Что вы должны делать при получении устных инструкций по телефону?
во время инструкций:
* Слушай внимательно: Минимизировать отвлекающие факторы и сосредоточиться исключительно на разговоре.
* задайте уточняющие вопросы: Не стесняйтесь просить разъяснения, если что -то неясно. Рефразируйте инструкции в ваших собственных словах, чтобы убедиться, что вы правильно их понимаете («Итак, если я правильно понимаю, вы хотите, чтобы я ...»)
* Делайте заметки: Запишите детали ключей, даты, время, имена, номера и любые конкретные шаги. При необходимости используйте сокращения, но убедитесь, что ваши заметки разборчивы для вас.
* Повторите инструкции назад: После каждого шага или раздела суммируйте то, что вы слышали, чтобы подтвердить точность. Это особенно важно для сложных инструкций. («Просто чтобы быть уверенным, вы хотели бы, чтобы я отправил отчет по электронной почте Джону Доу завтра, верно?»)
* Подтвердите следующие шаги: Спросите о следующих шагах в процессе и что делать после выполнения текущей задачи.
* Будь вежливым и уважительным: Поддерживайте профессиональный и вежливый тон на протяжении всего разговора.
после инструкций:
* Просмотрите ваши заметки: Как только звонок закончится, немедленно просмотрите свои заметки, чтобы убедиться, что их точность и полнота.
* последующее (при необходимости): Если что -то остается неясным или вам нужно дальнейшее разъяснение, не стесняйтесь быстро обращаться к человеку.
* Организуйте ваши заметки: Держите свои заметки организованными и доступными для легкой ссылки при выполнении инструкций.
* тщательно выполнить инструкции: Обратите пристальное внимание на детали при выполнении задач.
Следуя этим этапам, вы можете значительно снизить риск неправильного толкования и обеспечить успешное выполнение назначенных задач.