Как создать учебное пособие в Word

Потратить время на написание руководства по обучению сотрудников может показаться трудоемкой задачей. Использование функций Microsoft Word 2007 упрощает часть процесса разработки. Перед тем, как начать писать, спланируйте. Решите, какие задачи должны выполнять ваши сотрудники и что можно записать, чтобы помочь им. Спланируйте, как вы будете использовать учебное пособие — на очном занятии или самостоятельной экскурсии. Если у вас есть представление о том, какой тип руководства вам понадобится, вот некоторые из функций, которые вы можете использовать, чтобы воплотить свою идею в жизнь.

Шаг 1

Используйте функцию структурирования в Word, чтобы создать многоуровневый список задач, которые необходимо изучить вашим сотрудникам. Этот процесс поможет вам решить, насколько длинным будет ваше руководство, и поможет разбить работу на более мелкие части, которые легче объяснить новому сотруднику. Чтобы использовать функцию структуры Word, вы начинаете с пустого документа и выбираете вкладку «Главная». В группе «Абзац» есть три кнопки:маркеры, цифры и многоуровневые списки. Выберите «многоуровневые списки» или вы можете щелкнуть стрелку вниз, чтобы открыть галерею вариантов выбора. Вы также можете придумать свой собственный. Напишите план своего руководства. Чтобы перейти на следующий уровень многоуровневого списка, нажмите «Tab». Чтобы вернуться к предыдущему номеру списка, нажмите «Shift + Tab». Запишите этапы обучения и другую информацию, чтобы объяснить своим сотрудникам, как выполнять задачи, необходимые для их работы.

Шаг 2

Используйте функцию верхнего и нижнего колонтитула в Word, чтобы добавить номера страниц, разделы содержимого и заголовок для каждой страницы вашего документа. Верхние и нижние колонтитулы — это визуальные ссылки, позволяющие сотруднику узнать, где они находятся в учебном материале. Когда вы проводите обучение, добавление номеров страниц помогает вам ссылаться на определенные страницы, а также на определенные темы. Нажмите на вкладку «Вставка», затем в разделе «Верхний и нижний колонтитулы» выберите «Верхний колонтитул». Вам будет предоставлен выбор стилей заголовка на выбор, или вы можете создать свой собственный. Заголовок появляется на каждой странице вашего руководства, или вы можете сделать так, чтобы он отображался на противоположных страницах, если вы хотите, чтобы ваше руководство было больше похоже на книгу. Нижние колонтитулы появляются внизу страницы и обычно используются для номеров страниц, дат и информации о владельце. Нажмите «Нижний колонтитул» в разделе «Верхний и нижний колонтитулы», и, как и в разделе «Верхний колонтитул», у вас будет несколько стилей на выбор.

Шаг 3

Добавьте обложку или титульный лист к своему учебному материалу, чтобы отличать этот материал от других материалов, которые вы даете своему сотруднику, например справочника для сотрудников. Создайте титульный лист, щелкнув вкладку «Вставка», а затем щелкнув «Титульная страница» в разделе «Страницы». Вы увидите несколько стилей обложки на выбор или можете создать свой собственный. Дайте своему учебному пособию описательное название; укажите дату создания и автора (авторов), поскольку часто учебные пособия составляются группой.

Шаг 4

Добавьте заголовки, чтобы помочь вам создать оглавление учебного документа. Это также поможет визуально организовать ваш документ для удобства использования вашим сотрудником. Создайте стили заголовков для каждого раздела документа, используя созданный вами план (это не то же самое, что заголовок, который располагается вверху страницы). Стили заголовков — это стили шрифта, которые вы используете для обозначения различных разделов вашего обучения, а также различных подразделов.

Если бы вы писали учебное пособие по ведению деловой переписки, вашим Заголовком 1 было бы «Как написать деловое письмо», а затем вашим подзаголовком было бы «Что включить». Чтобы отметить Заголовок 1 и Заголовок 2, выберите вкладку «Главная». В разделе стилей вы увидите несколько различных стилей, которые вы можете выбрать, включая «Заголовок 1», «Заголовок 2», «Подзаголовок» и т. д. Выберите текст для вашего «Заголовка 1» и щелкните стиль «Заголовок 1», чтобы указать его важность в вашей схеме. Щелкните следующий раздел плана, чтобы создать Заголовок 2. Просмотрите весь план, выбрав Заголовок 1 и Заголовок 2. Когда вы закончите, они будут включены в оглавление.

Шаг 5

Добавьте оглавление (TOC), чтобы помочь вашим сотрудникам находить нужную им информацию, когда она им нужна. Если вы уже добавили в документ заголовки 1 и 2, попросите Word создать оглавление за вас. Нажмите в начале документа, где вы хотите разместить оглавление (обычно после титульной страницы), и нажмите «Ссылки», затем нажмите «Оглавление» в разделе «Оглавление». Вы увидите список автоматических таблиц, которые вы можете использовать. Нажмите на один из автоматически выбранных вариантов, и ваше оглавление должно появиться с использованием стилей заголовков из схемы.

Шаг 6

Расположите заголовки и разделы учебного пособия в пошаговом порядке. Заключительный и наиболее важный раздел руководства — указатель. Чем более полным будет ваш указатель, тем больше ваш ученик сможет впоследствии искать ответы по номеру страницы и теме. Чтобы создать указатель, выделите слово, которое вы хотите поместить в указатель. Нажмите «Ссылки», затем «Отметить запись». Продолжайте делать это для каждого элемента, который вы хотите добавить в свой индекс. После этого прокрутите учебное пособие до конца и вставьте указатель, нажав «Ссылки», а затем «Вставить указатель».

Шаг 7

Проверьте орфографию и сохраните файл. Создав свое первое учебное пособие, вы можете превратить это руководство в шаблон для других учебных пособий, нажав кнопку «Открыть офис», а затем «Сохранить как». Когда появится диалоговое окно, в разделе «Тип файла» нажмите стрелку вниз и выберите Шаблон Word (.dotx). Затем вы можете повторно использовать свою работу в другом учебном пособии.

Совет

Добавьте в документ графику и другие иллюстрации, чтобы помочь сотрудникам понять, о чем вы пишете.

Убедитесь, что вы проверили любую обучающую информацию, использованную в руководстве, хотя бы с одним другим человеком, прежде чем передавать учебный материал своим сотрудникам.

Word 2003 и Word 2007 имеют разные интерфейсы. Хотя эти предложения написаны для Word 2007, вы можете выполнять те же функции в Word 2003.