Каковы преимущества электронных таблиц?
Один взгляд на ряд бесплатных шаблонов, доступных для Microsoft Excel, Google Docs и OpenOffice Calc, показывает, что электронные таблицы полезны для домашних и бизнес-пользователей всех уровней квалификации. Основным преимуществом, независимо от того, как вы их используете, является относительная легкость, с которой вы можете превратить необработанные данные в полезную информацию.
Возможности расчета и обработки ошибок
Встроенные калькуляторы, формулы и функции в электронных таблицах экономят время и повышают математическую точность. Вы также можете использовать формулы и функции для управления текстовыми строками. Например, вы можете отделить имя и фамилию от полного имени или найти и заменить слова или символы в строке другим словом или набором символов. Формулы могут связывать и мгновенно обновлять ячейки в электронной таблице при изменении значения ячейки. Если вы допустите ошибку, встроенные функции обработки ошибок пометят вас и предоставят информацию о неправильном значении ячейки.
Сценарии "что если"
Электронные таблицы поддерживают базовое и расширенное моделирование данных, что может принести пользу как домашним, так и бизнес-пользователям. Домашний пользователь может создать базовый сценарий «что, если», чтобы увидеть, как изменение одной переменной, например цены на бензин или продукты питания, повлияет на его бюджет. Бизнес-пользователь может извлечь больше пользы из сложного сценария, который показывает, как изменение более чем одной переменной влияет на анализ безубыточности или прибыль-объем-затраты. Расширенные методы моделирования данных, такие как сводные таблицы и диаграммы, полезны для сортировки и суммирования данных без изменения исходного макета данных.
Форматирование и стиль
Электронные таблицы поставляются с рядом параметров представления и форматирования, которые не только улучшают читабельность, но и позволяют использовать данные во внешних отчетах и презентациях. Параметры стиля позволяют изменять шрифты, размеры шрифтов, цвета фона и текста, а также границы ячеек, чтобы создать аккуратный вид. Параметры печати позволяют определить конкретную область печати и распечатать всю или указанную часть электронной таблицы. Параметры графиков и диаграмм полезны для отображения данных в отчете или презентации в виде слайд-шоу.
Подключения и совместимость программ
Электронные таблицы имеют функции, позволяющие получать и использовать данные, текстовые файлы и файлы изображений из других источников, а также обмениваться данными с программами обработки текстов, электронной почты, баз данных и презентаций. Электронную таблицу с контактной информацией можно использовать для создания стандартных писем при слиянии или экспорта данных электронной таблицы в программу базы данных. Разнообразие вариантов сохранения означает, что вы можете использовать электронные таблицы с программным обеспечением более чем одной компании. Например, параметры сохранения означают, что вы можете использовать электронную таблицу Excel в программе OpenOffice и использовать программу OpenOffice Calc в программе Microsoft Office.