Как создать базу данных Microsoft Word?
Microsoft Word имеет функцию слияния, которая связывает документ Word с информацией, хранящейся в файле данных, называемом источником данных. Источником данных может быть база данных. Перед слиянием вы можете создать базу данных и управлять ею в Word. База данных сохраняется как файл базы данных Access в Word.
Совет
На самом деле вы не будете выполнять слияние, однако вы должны выбрать тип создаваемого документа слияния, прежде чем создавать базу данных.
Макет основного документа
Откройте пустой документ Word.
В рассылках нажмите Начать слияние. и выберите Каталог. Каталог тип документа указывает Word создать список и использовать поля из источника данных, например базы данных.
Настройка полей базы данных
Нажмите Выбрать получателей. и выберите Ввести новый список. чтобы открыть Новый список адресов. диалоговое окно. Используйте его для настройки полей, которые будут использоваться в базе данных. Нажмите Настроить столбцы. Настроить список адресов появится диалоговое окно.
- Чтобы удалить имена полей, выберите имя поля, нажмите Удалить. и нажмите Да. чтобы удалить имя поля.
- Чтобы изменить имена полей, выберите имя поля, нажмите Переименовать. , поле Переименовать появится диалоговое окно, измените имя поля и нажмите ОК. .
- Чтобы добавить дополнительные имена полей, нажмите Добавить. , Добавить поле появится диалоговое окно, введите новое имя поля и нажмите ОК. .
- Чтобы изменить порядок имен полей, выделите имя поля и нажмите Переместить вверх. или Вниз .
Нажмите ОК. когда вы закончите. Новый список адресов диалоговое окно отображает настроенные имена полей в таблице.
Введите информацию о базе данных
Введите данные в каждое поле. Используйте клавишу Tab для перехода от одного поля к другому. Нажмите Новая запись. для перехода к следующей записи в базе данных. После ввода последней записи не нажимайте Новая запись. чтобы перейти к новой записи.
Проверить записи и внести любые изменения
- Чтобы изменить запись, выделите данные и введите изменения.
- Чтобы найти запись, нажмите Найти. , Найти запись появится диалоговое окно, введите слова для поиска и нажмите Найти далее. .
- Чтобы удалить запись, нажмите на квадрат слева от первого поля, нажмите Удалить запись. и нажмите Да. чтобы удалить запись.
Нажмите ОК. когда закончите.
Сохранить базу данных и основной документ
Сохранить список адресов появится диалоговое окно. Выберите, где вы хотите сохранить файл базы данных, введите имя файла и нажмите Сохранить. .
Совет
Введите только имя файла, и Word добавит расширение .mdb, сохранив файл как файл базы данных Microsoft Access.
Сохранить основной документ , пустой каталог, который ссылается на базу данных, на случай, если вы решите выполнить слияние позже. Закрыть основной документ и Выйти из Word .
Просмотр базы данных
Перейдите к файлу базы данных Access и откройте его. Откроется Microsoft Access. Нажмите Office_Address_List. в разделе Таблицы отображается заголовок и таблица базы данных, созданная в Word.
Возврат к базе данных и редактирование данных
Открыть основной документ в слове. Microsoft Word появится диалоговое окно. Нажмите Да. поэтому основной документ может получать информацию из базы данных. В рассылках нажмите Редактировать список получателей. Слияние почты Получатели появится диалоговое окно. Под заголовком Источник данных выберите имя файла базы данных. Нажмите Изменить. и Изменить источник данных. появится диалоговое окно. Отредактируйте данные. По завершении нажмите ОК. и нажмите Да. для обновления базы данных. В слиянии Получатели диалоговое окно, вы можете уточнить информацию о базе данных, используя Сортировать , Фильтр , Найти дубликаты , Найти получатель и Проверить адреса. варианты.
Нажмите ОК. когда сделано. Закрыть основной документ . Нажмите Сохранить. . Выйти из Word .
Совет
Вы можете выполнить слияние почты каталога в Word, используя созданную базу данных и основной документ.