Как подготовить главную книгу на листе Microsoft Excel?

Microsoft Excel — это пакет программного обеспечения для работы с электронными финансовыми таблицами, который может отслеживать доходы, расходы и многое другое. Если вам нужна небольшая помощь в создании формул, страниц и тонкостей Excel, вы можете рассмотреть возможность загрузки бесплатного шаблона таблицы Excel главной книги. Шаблоны упрощают ввод данных, но немногие из них содержат формулы для ведения промежуточной суммы.

Шаг 1

Загрузите доступный шаблон главной бухгалтерской книги Excel с одного из бесплатных сайтов. Шаблон должен работать во всех версиях Excel. Главная книга — это запись транзакций каждой учетной записи в вашей системе учета. Поскольку использование главной бухгалтерской книги и надлежащих методов учета требует использования двойной записи, каждая введенная транзакция затрагивает два счета.

Шаг 2

Щелкните в ячейке чуть выше «1» и слева от «А». Это выделит всю страницу на листе главной книги. Удерживайте клавиши «CTRL» и «C», чтобы скопировать лист. Нажмите кнопку «Вставить» в верхней строке меню и прокрутите вниз до кнопки «Рабочий лист», затем нажмите. Щелкните ячейку в верхнем левом углу над «1» и слева от «A» на новом листе и удерживайте клавиши «CTRL» и «V», чтобы вставить шаблон главной книги на другой лист. В этом шаблоне есть место для ввода транзакций главной книги для девяти разных счетов.

Шаг 3

Создайте как минимум пять одинаковых листов, что даст вам в общей сложности 45 различных учетных записей, за которыми вы сможете следить. Первый лист должен быть для расчетных, сберегательных или расчетных счетов; назовите его «Банковские счета». Вы создаете заголовок, щелкнув правой кнопкой мыши вкладку в левом нижнем углу с надписью «Лист 1» и выбрав кнопку «Переименовать». Второй лист должен быть для счетов «Доход». К ним относятся доход от продаж, доход от услуг и возмещение уплаченных комиссий.

Третий лист должен быть для счетов «Расходы». К ним относятся уплаченная арендная плата, коммунальные услуги, рабочая сила и лицензии или налоги. Четвертый лист должен быть предназначен для счетов «Капитал», включая первоначальные инвестиции для создания компании, любые выплаты, полученные для владельца, и любые реинвестирования в компанию. Наконец, пятый лист должен быть для «Обязательств», включая кредиты на здания, транспортные средства, оборудование и кредитные карты.

Шаг 4

Создайте дополнительные листы для тех областей, в которых более девяти учетных записей. Если по какой-то причине в одной из категорий больше девяти счетов, например «Расходы», создайте еще один или два листа и переименуйте их в «Расходы 2» и «Расходы 3». Каждой создаваемой учетной записи должен быть присвоен номер. Как правило, все банковские счета начинаются с 10--, счета доходов с 20--, счета расходов с 30--, счета капитала с 40-- и счета обязательств с 50--.

Шаг 5

Обратите внимание на столбцы в каждой записи главной книги. Столбцы даты и описания говорят сами за себя. Сообщение «Ссылка». столбец предназначен для ввода номера другого счета, затронутого транзакцией в строке. Остальные столбцы — это «Дебет», «Кредит» и «Баланс».

Шаг 6

В большинстве случаев дебет на счет добавляет деньги на этот счет, а кредит удаляет деньги со счета. Для каждого дебета должен быть кредит. Другой способ думать об этом таков:дебет — это «то, что вы получили», а кредит — «откуда это».

Например, вы платите 400 долларов за счет за электричество. Вы платите за это чеком от вашей деловой проверки. Спросите себя, что вы получили? Вы получили электричество на 400 долларов, поэтому дебетуйте счет коммунальных услуг (#3010) на 400 долларов. А теперь спросите себя, откуда это взялось? Деньги поступили с вашего расчетного счета, поэтому зачислите на банковский счет (#1010) 400 долл. США.

В учетной записи коммунальных услуг укажите #1010 для Post Ref, а в банковской учетной записи введите #3010 для номера счета.