Как поддерживать электронные и бумажные системы хранения файлов
Файловая система — это метод организации документов и документов для хранения. Ведется шкаф или ящик, в котором хранятся печатные версии документов, а электронная система хранит данные на компьютере. Этими данными могут быть электронные письма или отсканированные документы. После того, как система настроена, важно, чтобы она поддерживалась, чтобы она оставалась в порядке с регулярно добавляемой обновленной информацией. Для обслуживания системы вам потребуется создать процедуру для использования обеих систем.
Хранение бумажных копий
Шаг 1
Пометьте каждую папку, файл и ящик или коробку. Название должно включать предмет документации, а также дату начала работы с документами. Например, "Квитанции за июнь 2010 г. — настоящее время" или "Папка отдела кадров за февраль 2008 г."
Шаг 2
Создавайте новые папки, файлы и ящики или ящики, когда у вас есть новая категория документов для сохранения или когда старые папки, файлы и ящики заполнены. Используйте цветовое кодирование, чтобы различать годы и месяцы.
Шаг 3
Добавляйте новые документы в наиболее подходящую папку или ящик. Раскладывание документов по папкам наугад испортит файловую систему, так как информация будет искаться не в том месте. Если система упорядочивает документы в алфавитном порядке, продолжайте использовать этот процесс вместо переключения на другой формат.
Шаг 4
Ежегодно удаляйте старые, ненужные документы. По мере того, как вы будете продолжать добавлять файлы, некоторая информация станет неактуальной и устаревшей. Уничтожьте его и освободите место для хранения.
Электронная регистрация
Шаг 1
Создайте папки или каталоги на вашем компьютере. Регулярно консолидируйте данные, чтобы они не были дезорганизованы. Наличие нескольких сетевых дисков или нескольких папок, содержащих одинаковую информацию, не является эффективным способом организации данных.
Шаг 2
Регулярно делайте резервные копии данных. Для этого используйте DVD, USB-накопитель, внешний жесткий диск или внешнюю компанию. Это защищает данные от потери.
Шаг 3
Защитите данные, заблокировав каждый файл, предоставив доступ делегированным пользователям или добавив пароль при открытии файла. Это предотвращает неправильное использование данных, мошенничество или несанкционированный доступ. Кроме того, вы можете быть уверены, что ею пользуются только те, кто знает, как работает система.
Шаг 4
Напишите порядок использования электронной файловой системы. Включите пошаговые инструкции о том, как находить, ссылаться, классифицировать и архивировать данные, чтобы каждый пользователь работал с системой одинаково. Держите его в курсе, если вы усовершенствуете систему, чтобы избежать путаницы между пользователями.
Шаг 5
Пересматривайте систему регистрации каждые два года. Проверьте, хорошо ли он работает — это можно определить по тому, насколько эффективна регистрация, насколько легко найти данные и насколько они организованы. Кроме того, удалите ненужные файлы и сведите к минимуму электронные помехи.
Совет
Проведите день группового обучения, чтобы объяснить, как работает каждая файловая система, чтобы ею можно было управлять и обслуживать ее ежедневно.
Запросите отзывы о том, как улучшить систему хранения документов, чтобы она была более удобной для пользователя или лучше организованной.