Преимущества и недостатки автоматизации офиса

Сегодня автоматизация офиса — это гораздо больше, чем просто пишущая машинка и копировальный аппарат. Электронная и цифровая информация является основой современной автоматизации делопроизводства. Она может состоять исключительно из внутренних компьютеров или, что более вероятно, включать в себя всемирную цифровую сеть через Интернет и удаленное облачное хранилище. По мере продвижения в 21 веке вы будете сталкиваться как с преимуществами, так и с недостатками, присущими автоматизации делопроизводства во всех ее проявлениях.

Экономьте время и ресурсы компании

С момента внедрения офисной автоматизации оборудование позволило предприятиям сэкономить время и деньги. Вместо того, чтобы ждать, пока документ дойдет до клиента по почте, вы можете за несколько минут отправить его по факсу. Теперь компьютерные достижения и Интернет сделали общение мгновенным. Всякий раз, когда вы экономите время, вы экономите деньги. Вы не стеснены географическими ограничениями, экономя ресурсы, потраченные на путешествия. Кроме того, даже несмотря на то, что вы по-прежнему можете делать печатные копии многих документов, цифровое хранилище позволяет сэкономить время и деньги на бумаге и пространстве для хранения.

Доверьтесь автоматизации для обеспечения точности

Хотя верно то, что машина эффективна настолько, насколько эффективны люди, которые ее создали, а информация, собранная в цифровом виде, настолько точна, насколько точен человек, который ее представил, после того, как ошибки будут устранены в программах, они будут бесконечно надежнее, чем люди. Существует программное обеспечение, например, для сложения чисел в электронных таблицах и бюджетах, которое всегда дает правильный баланс и не зависит от пальцев бухгалтера на арифмометре. Шаблоны можно создавать и использовать снова и снова, чтобы избежать ошибок в стандартной документации.

Когда автоматизация выходит из строя, у вас проблемы

Компании, которые полагаются исключительно на автоматизацию для работы и управления своими информационными системами, могут впасть в панику, когда эти самые системы выходят из строя. Затраты на ремонт или замену сломанных систем могут быть непомерными. Вы не можете просто взять ластик и исправить. Вам нужно либо нанять технических специалистов, чтобы быть в курсе обновлений и сбоев программного и аппаратного обеспечения, либо иметь надежную службу, чтобы позвонить в любой момент. Тогда у вас есть весь вопрос конфиденциальности и безопасности. Вы можете хранить коммерческую тайну и сообщать об этом только нескольким доверенным лицам, но если данные попадут в Интернет, их уже не вернуть.

Пользователей не всегда легко изменить

По мере того, как автоматизация офиса продолжает развиваться, и вы внедряете новые технологии в свои системы, чтобы оставаться конкурентоспособными и прибыльными, недостатком является то, что вам нужно переучивать весь свой штат пользователей. Все, от вашего секретаря до продавца заказов и от ваших клиентов до продавцов, которые доставляют ваш продукт или услугу, должны изучить новые системы. Многим людям нелегко осваивать новые системы, а другие упорно стараются делать все так, как делали всегда. Таким образом, хотя у вас есть расходы, связанные с переобучением, у вас также есть отношение ваших конечных пользователей к борьбе.