Как отправить приглашение на собрание в Microsoft Outlook

Поскольку Microsoft Outlook интегрирует вашу электронную почту, календарь и контакты, отправка приглашения на собрание может быть довольно простой задачей. Просто введите имена людей, которых вы приглашаете, время и место, а затем нажмите кнопку «Отправить», и работа будет выполнена. Однако корпорация Майкрософт добавила в эту задачу множество дополнительных функций, которые могут улучшить ваше приглашение на собрание, особенно если в вашем офисе используется Microsoft Exchange.

Шаг 1

Запустите Outlook и нажмите кнопку Календарь. значок в нижней части левого меню. На вкладке "Главная страница календаря" нажмите кнопку Новая встреча. значок. Чтобы создать новую встречу, где бы вы ни находились в Outlook, вы также можете нажать Ctrl-Shift-Q. .

Шаг 2

Введите сведения о встрече в соответствующие поля. Поместите курсор в поле Тема. поле и введите название собрания. Выберите Местоположение. поле и введите адрес, здание или комнату. Нажмите в поле Время начала. и Время окончания " и укажите время начала и окончания встречи. Или выберите Весь день флажок для событий, которые длятся 24 часа, с полуночи до полуночи указанных дат. Выберите Сообщение. поле в нижней части диалогового окна, если вам нужно ввести соответствующее сообщение для приглашенных.

Если в вашем офисе используется Microsoft Exchange, у вас также может быть Комнаты. вариант, чтобы вы могли видеть, свободна ли определенная комната, и зарезервировать ее для вашей встречи.

Шаг 3

Чтобы ввести имена людей, которых вы хотите пригласить, выберите Кому поле. Если кого-то еще нет в ваших контактах Outlook, вы можете просто ввести их адреса электронной почты. Чтобы открыть адресную книгу, нажмите кнопку Собрание. выберите Посетители. и нажмите Адресная книга. .

Меню «Посетители» также дает вам возможность отменить запланированное собрание и указать параметры ответа для получателей, в том числе предоставить получателям возможность предлагать другое время для собрания.

Шаг 4

Нажмите Расписание. значок чуть ниже значка «Собрание» на вкладке «Главная», если вы хотите убедиться, что собрание соответствует вашему расписанию. Календари получателей также могут отображаться, если вы находитесь в той же сети Exchange и у вас есть разрешение на просмотр их календарей.

Если вы являетесь пользователем Exchange, нажмите Помощник по планированию. чтобы найти лучшее время и место для встречи с учетом расписания получателей и наличия свободных комнат.

Шаг 5

Нажмите Параметры. на вкладке «Собрание», чтобы выбрать способ отображения времени собрания в календаре. Дополнительные параметры здесь также позволяют установить напоминание о встрече и указать, будет ли встреча повторяться или нет, например, для настройки еженедельных или ежемесячных встреч.

Шаг 6

Нажмите Просмотреть. вкладку, чтобы проверить орфографию и грамматику в приглашении на встречу. Обратите внимание, что дополнительные параметры здесь дают вам возможность перевести запрос на другие языки, а также проверить часовые пояса и даже получить доступ к тезаурусу.