Советы по написанию прямой и косвенной деловой электронной почты
Деловые сообщения обычно следуют либо прямому, либо косвенному шаблону. Это способ организации информации, передаваемой в сообщении, в зависимости от того, является ли основная идея хорошей, плохой или нейтральной новостью. Выберите наиболее эффективный шаблон для своих деловых писем в зависимости от того, как, по вашему мнению, ваш читатель отреагирует на основную идею.
Использование прямой электронной почты, чтобы добраться до сути
В прямых электронных письмах в начале идет основная мысль, за которой следуют детали, пояснения или доказательства, подтверждающие ее. Электронная почта, организованная таким образом, экономит время читателя, сразу добираясь до цели сообщения. Это также помогает читателю представить детали, которые следуют, в контексте и перспективе. Это предотвращает разочарование читателя, когда ему приходится продираться через абзацы информации, чтобы найти главное. Прямой шаблон работает лучше всего, если ваш читатель будет восприимчив к главному, а не сопротивляться.
Отправка положительных и нейтральных сообщений
Если ваш читатель будет доволен, слегка заинтересован или нейтрален (так или иначе не будет испытывать к этому никаких чувств), используйте прямой шаблон. Рассмотрим электронное письмо от клиента после заявки на выполнение контракта. Если вы выиграли контракт, письмо начинается примерно так:«Ваша заявка рассмотрена, и мы рады предложить вам контракт». Когда главное — хорошие или нейтральные новости, сразу же сообщите об этом и уточняйте подробности. Этот подход будет использоваться в большинстве электронных писем, в том числе в сообщениях о рутинных задачах, заказах и подтверждениях.
Использование непрямой электронной почты, чтобы донести мысль
В непрямых электронных письмах основная мысль идет позже, после деталей, объяснений или доказательств. Использование непрямого шаблона в электронном письме показывает, что вы уважаете чувства вашего читателя, которые могут быть задеты основной мыслью. Достраивая его, вы позволяете своему читателю быть более подготовленным к его восприятию. Это также попытка побудить читателя выслушать вас — если вы выскажете главную мысль, которая расстроит читателя сразу в начале сообщения, он или она может перестать читать. В целом, цель состоит в том, чтобы свести к минимуму любую негативную реакцию вашего читателя.
Отправка отрицательных или конфиденциальных сообщений
Если ваш читатель будет незаинтересованным, недовольным или враждебным, используйте непрямой шаблон. Рассмотрим письмо от клиента еще раз. Если вы не выиграли, письмо начинается по-другому:«Спасибо за подачу заявки на работу по нашему контракту. Мы тщательно рассмотрели каждую заявку и т. д.». Главное, о чем вы уже думаете, что знаете, но все равно продолжаете читать, приходит намного позже. Используйте непрямое электронное письмо, когда главное — это плохие новости, например, при отклонении запроса или претензии. Этот подход также хорошо работает, когда вы пытаетесь что-то продать или поделиться конфиденциальной информацией.