Части деловой электронной почты

Электронная почта стала важной формой делового общения. Хотя личная электронная почта носит неформальный характер, электронная почта для бизнеса требует профессионализма и вежливости. Основные части бумажного делового письма применимы и к интернет-переписке.

Тема

Сделайте тему письма краткой и точной. Избегайте использования обозначений, которые могут привести к срабатыванию спам-фильтра получателя, таких как «Re», традиционная аббревиатура служебных записок для «В отношении», или «Fwd», что означает переадресованное сообщение электронной почты. Всегда заполняйте строку темы; оставив это поле пустым, вы также можете отправить ваше сообщение в папку со спамом.

Приветствие

Используйте профессиональное приветствие для деловых сообщений электронной почты. «Дорогой мистер Фостер» производит гораздо лучшее впечатление, чем «Привет, Боб», и отражает ваш образ делового человека. Оставьте пустую строку после приветствия, затем начните текст письма. Этот шаблон упрощает чтение всего сообщения для получателя.

Тело

Следуйте стандартным рекомендациям по составлению тела письма. Используйте вежливый язык, чтобы сделать запрос или объяснить точку зрения. Если вы не уверены, что получатель запомнит вас, или если вы общаетесь впервые, представьтесь в первой строке. «Спасибо, что поговорили со мной в прошлый четверг по поводу контракта с Джонсоном» — это встряхнет память получателя, прежде чем вы углубитесь в подробности дела.

Подпись

Добавьте пустую строку после тела письма, опять же, чтобы сделать сообщение более приятным для глаз, а затем завершите сообщение вежливой подписью, такой как «Искренне ваш», «Искренне ваш» или даже «Спасибо». После своего имени добавьте адрес электронной почты, номер телефона. ваше название с компанией и даже адрес офиса, если это необходимо. Это предлагает получателю всю вашу контактную информацию в одном месте.

Дважды прочитать, один раз отправить

Прежде чем нажать «Отправить», перечитайте письмо, чтобы найти проблемы:правильный ли адрес электронной почты получателя в поле «Кому», есть ли соответствующая строка в поле «Тема» и нет ли в сообщении орфографических, контекстных или грамматических ошибок. . Также дважды проверьте свою подпись и контактную информацию.

Оставайтесь профессионалом

Используйте только черный текст на белом фоне. Выберите деловой шрифт, например Times New Roman или Courier. Не используйте цветные, изогнутые шрифты, фон с большим количеством графики, смайлики или интернет-сленг, например «LOL» (Смеюсь вслух). Не набирайте сообщение заглавными буквами, это считается криком в текстовой форме. Если вы отправляете корпоративное электронное письмо большому количеству получателей, используйте параметр «Слепая копия» (BCC). Таким образом, адрес электронной почты каждого читателя будет защищен и с меньшей вероятностью попадет в чей-то список спама.