Как рассчитать поля в отчете MS Access

Создание отчетов в Microsoft Access может помочь пользователю в определении результатов данных, которые были отфильтрованы с помощью запросов и/или сохранены в таблицах. По мере того, как пользователь Access становится более опытным в использовании отчетов Access, он обнаруживает, что данные можно не только отображать, но и вычислять с помощью ряда функций, встроенных в библиотеку Microsoft Access. Освоение этих функций и функций отчета может превратить любой посредственный отчет в профессиональное произведение искусства.

Шаг 1

Откройте Microsoft Access. Откройте отчет, в который вы хотите добавить вычисляющее поле. Поскольку вопрос касается отчетов, пользователь уже должен был создать таблицу и запрос для чтения отчета.

Шаг 2

Перейдите в «Просмотр дизайна». Добавьте текстовое поле в раздел отчета «Нижний колонтитул страницы».

Шаг 3

Щелкните правой кнопкой мыши текстовое поле (не метку, связанную с текстовым полем) и выберите параметр «Свойства». В правой части окна откроется «Лист свойств». Выберите параметр «Источник управления», расположенный в разделе «Все» на «Листе свойств». Нажмите кнопку "...". Это приведет к открытию построителя выражений.

Шаг 4

Дважды щелкните папку «Функции» в правом столбце. Откроется дерево «Функции». Выберите папку «Встроенные функции».

Шаг 5

Выберите функцию, которую вы хотите выполнить, из списка справа. В средней колонке различные функции разбиты на отдельные категории.

Дважды щелкните функцию «Сумма».

В окне выражения вы увидите «Сумма (<>)». Это говорит отчету добавить все значения из определенного источника данных.

Шаг 6

Выделите «<>» и нажмите клавишу «Удалить». Дважды щелкните папку «Запросы», чтобы открыть дерево запросов, в котором будут отображаться все запросы вашего проекта. Щелкните папку запросов один раз, и в центральном столбце появится список доступных запросов. Дважды щелкните запрос, который вы используете для источника данных. Запрос будет называться "Еженедельные затраты".

Шаг 7

Окно выражения теперь читается как «Сумма (еженедельные затраты)».

Шаг 8

Нажмите кнопку «ОК» в «Построителе выражений», чтобы закрыть окно. Формула Sum (WeeklyCosts) отображается в источнике управления страницы свойств.

Шаг 9

Запустите отчет, чтобы увидеть результаты.

Совет

Если вы знаете функции, которые хотите вызвать, вы можете просто ввести данные в источник управления и не использовать построитель выражений. Пока вы не познакомитесь с Access лучше, рекомендуется использовать построитель выражений.

Предупреждение

Эта статья предназначена для опытных пользователей Access.