Как отправлять напоминания и задачи в Outlook

Если вы собираетесь отправить важное электронное письмо с помощью Microsoft Outlook 2013, добавьте себе напоминание, чтобы не забыть проверить ответ. Кроме того, вы можете отправить напоминание по электронной почте, чтобы получатель не забыл ответить. Задачи позволяют вам организовать вещи, которые вы должны сделать. Если вы являетесь частью команды, вы можете отправлять задачи другим людям. Outlook 2013 может отправлять напоминания и задачи по умолчанию; вам не нужно устанавливать какие-либо надстройки.

Создание и отправка напоминаний

Шаг 1

Запустите Microsoft Outlook 2013 и нажмите кнопку «Новое электронное письмо», чтобы создать новое электронное письмо. Составьте свое электронное письмо, нажмите «Последующие действия» в группе «Теги» на вкладке «Сообщение» и выберите «Добавить напоминание». Появится пользовательское окно.

Шаг 2

Установите флажок «Отметить для меня», чтобы создать напоминание для себя. Выберите тип флага в поле «Пометить». Вы можете выбрать «Последующие действия», «Для вашей информации», «Переслать», «Ответ не требуется», «Читать», «Ответить», «Ответить всем» или «Просмотреть». Выберите дату начала для флага в поле «Дата начала» и дату выполнения в поле «Дата выполнения». Флаги позволяют людям быстро находить важные электронные письма; электронные письма могут быть отсортированы по статусу флага. Установите флажок "Напоминание" и выберите дату и время напоминания в двух раскрывающихся списках.

Шаг 3

Установите флажок «Отметить для получателей», а затем поле «Напоминание», чтобы пометить электронное письмо для получателей, а также добавить для них напоминание. Выберите тип пометки в поле «Пометить до», а затем установите дату и время напоминания, используя два раскрывающихся списка. Нажмите «ОК», чтобы добавить напоминания в электронное письмо, а затем нажмите «Отправить», чтобы отправить сообщение.

Создание и отправка задач

Шаг 1

Нажмите «Задачи» в левом нижнем углу окна Outlook 2013, а затем нажмите «Задачи», чтобы просмотреть все свои задачи. Задачи можно сортировать по теме, сроку выполнения, категории или флагу.

Шаг 2

Нажмите кнопку "Новая задача" в группе "Новая" на вкладке "Главная", чтобы создать новую задачу, затем нажмите кнопку "Назначить задачу" в группе "Управление задачей" на вкладке "Задача".

Шаг 3

Введите имя или адрес электронной почты человека, которому вы хотите назначить задачу, в поле «Кому». Введите осмысленное название задачи в поле «Тема».

Шаг 4

Выберите дату начала и дату выполнения задачи в полях «Дата начала» и «Срок выполнения». Выберите приоритет задачи из списка «Приоритет». Вы можете выбрать "Высокий", "Нормальный" или "Низкий" приоритет.

Шаг 5

Выберите статус задачи в поле «Статус». Вы можете выбрать статус "Не начато", "Выполняется", "Завершено", "Ожидает другого" или "Отложено".

Шаг 6

Установите флажок «Сохранить обновленную копию этой задачи в моем списке задач», если вы хотите добавить задачу в свой список задач и автоматически обновлять ее. Установите флажок "Отправить мне отчет о состоянии, когда эта задача будет выполнена", если вы хотите получать уведомления, когда получатель завершит задачу.

Шаг 7

Нажмите кнопку «Отправить», чтобы отправить задание получателю. Нажмите кнопку «Сохранить и закрыть», чтобы сохранить задачу в списке задач и закрыть окно задачи.

Совет

Вы можете получать напоминания как для себя, так и для получателей в одном электронном письме, если оба флажка "Отметить для себя" и "Отметить для получателей" отмечены флажками.

Чтобы удалить напоминания и пометки, откройте электронное письмо, нажмите «Продолжить», а затем выберите «Добавить напоминание». Снимите флажки «Отметить для меня» и «Отметить для получателей», чтобы убрать пометки и напоминания. Чтобы удалить только напоминания, снимите флажок «Напоминание». Обратите внимание, что у вас не может быть напоминания без флажка.

Если вы хотите отправить существующую задачу, откройте ее и нажмите «Назначить задачу». Вы можете отредактировать задачу перед отправкой.

Вы можете повторить задачу, нажав кнопку «Повторение» в группе «Повторение» и выбрав соответствующие параметры повторения.

Повторяющиеся задачи остаются в вашем списке задач, но никогда не обновляются. Однако вы можете получать отчет о состоянии для каждого выполненного события, если установите флажок "Отправить мне отчет о состоянии, когда эта задача будет завершена".

Предупреждение

Будьте осторожны при отправке напоминаний по электронной почте. Некоторые люди могут расстроиться, когда сработает напоминание, особенно если они на работе. Чтобы обойти эту потенциальную проблему, отметьте письмо для получателя, не устанавливая флажок "Напоминание".

Вы не можете назначить задачу нескольким людям. Однако вы можете разделить свою задачу на несколько более мелких задач и поручить каждую другому человеку.