Как отправить защищенный паролем документ по электронной почте

Отправка защищенного паролем документа кому-либо по электронной почте требует некоторого обдумывания и планирования. Документ, защищенный паролем, должен стать первым шагом к полной безопасности. Отправляйте конфиденциальные данные людям, которым вы доверяете информацию, или тем, кому «нужно знать». Выбирайте получателя с умом, так как кто-то, кого вы знаете, будет защищать данные и передавать их только тем, кому они нужны. Включите эти шаги в свою процедуру ограничения доступа к вашей личной информации.

Шаг 1

Напишите новый документ, содержащий вашу личную информацию, в файле Word или Excel. Либо скопируйте и вставьте информацию в документ. Скопируйте и вставьте, выделив текст в исходном документе, затем нажав «Изменить» в главном меню, а затем «Копировать». В новом документе с помощью мыши поместите курсор в то место, где вы хотите разместить текст, нажмите «Изменить», а затем «Вставить».

Шаг 2

Сохраните документ, который вы собираетесь отправить по электронной почте, нажав «Файл» в главном меню и выбрав «Сохранить как». Появится диалоговое окно, в котором вы можете дать файлу имя. Введите имя и добавьте инициалы получателя, чтобы позже можно было легко идентифицировать защищенный паролем файл.

Шаг 3

Защитите файл, нажав «Инструменты» в главном меню, затем «Параметры» и перейдя на вкладку «Безопасность». В поле «Пароль для открытия» введите пароль, затем введите его еще раз во втором поле для подтверждения. Лучшие пароли имеют длину не менее восьми символов и используют комбинацию прописных и строчных букв, цифр и символов, которые можно добавить, переместив одну из цифр в числовом ряду на клавиатуре.

Шаг 4

Напишите письмо получателю и прикрепите документ, содержащий конфиденциальную информацию. Сообщите получателю, что документ защищен паролем и что вы предоставите пароль. Не пишите пароль в том же письме, содержащем защищенный паролем документ. Позвоните получателю, чтобы предоставить пароль, если у вас есть номер телефона, или отправьте отдельное электронное письмо, содержащее пароль. Не указывайте, как вы будете связываться с получателем, и оставьте строку темы пустой, если вы отправляете пароль по электронной почте.

Шаг 5

Удалите защищенные паролем документы с вашего компьютера, когда вы уверены, что соответствующий получатель получил ее копию. Если получателю необходимо внести изменения или модифицировать защищенный паролем документ, вам потребуется предоставить инструкции по снятию пароля; обратитесь к третьему шагу.

Совет

В качестве дополнительной меры безопасности вы можете сжать зашифрованный паролем документ в файл WinRAR или WinZip, оба из которых также могут быть защищены паролем, и отправить его по электронной почте. Дополнительные сведения см. в файле справки WinRAR или WinZip.