Как отсканировать и отправить документ по электронной почте

Сканирование и отправка личного или делового документа в виде вложения электронной почты может сэкономить время и деньги, поскольку вам не нужно беспокоиться о распечатке или почтовых расходах. Хотя выбор правильного формата файла важен, процесс несложный, и процедуры сканирования, как правило, одинаковы, независимо от того, используете ли вы автономный сканер или многофункциональный принтер. То же самое относится и к прикреплению отсканированного документа к электронному письму, так как процедуры вложения в большинстве программ электронной почты обычно одинаковы.

Выберите тип файла

Большинство сканеров позволяют выбирать между файлом PDF и файлом JPEG. Файл PDF — лучший выбор для сканирования документов, содержащих текст или векторную графику, включая точки, линии, формы и кривые. Использование этого формата также позволяет объединять документы с более чем одной страницей в один файл. Формат файла JPEG является хорошим выбором для фотографий, так как он позволяет сжимать данные изображения и уменьшать размер большого файла.

Сканировать документ

Протрите стекло сканера чистой мягкой тканью. Положите документ на стекло сканера лицевой стороной вниз. Выровняйте его, используя направляющие маркеры по периметру стекла, а затем опустите крышку. Выберите «сканировать» в меню принтера, выберите компьютер, на который вы хотите отсканировать документ, выберите тип файла и запустите сканирование. В качестве альтернативного метода откройте программное обеспечение, которое вы установили во время установки, и отсканируйте документ со своего компьютера.

Сохраните и переименуйте отсканированный файл

По завершении сканирования автоматически откроется Проводник Windows или Мои документы. Сканирование, которое вы только что завершили, будет последним в списке. Откройте и просмотрите документ, чтобы убедиться, что он отсканирован правильно, а затем нажмите кнопку «Сохранить». Переименуйте файл с его текущего имени, например Scan0001.jpg, на более описательное, например «Список телефонов компании», и сохраните файл в удобном месте.

Прикрепить документ к электронному письму

Существует два способа прикрепить документ к электронному письму. В первом методе щелкните правой кнопкой мыши имя файла из его текущего местоположения. В появившемся всплывающем меню выберите «отправить», а затем «получатель почты». Откроется новое окно сообщения с уже прикрепленным документом. Второй способ — открыть программу электронной почты и написать новое сообщение. Когда вы закончите, нажмите кнопку «прикрепить файл» в верхней части окна сообщения. Перейдите к месту сохранения файла документа, выберите его и нажмите «Вставить». Файл будет прикреплен без каких-либо дополнительных действий с вашей стороны, после чего вы сможете отправить электронное письмо.