Как печатать чеки с помощью Excel
Если вы управляете небольшим бизнесом, начисление заработной платы является дорогостоящей и трудоемкой частью операций. Однако благодаря технологиям вам не нужно платить за сторонние услуги или вкладывать средства в дорогое программное обеспечение для создания бумажных чеков. Вы можете легко распечатать платежные чеки из Excel, но важно иметь подходящую бумагу и чернила для печати, чтобы ваши сотрудники могли вносить свою зарплату.
Шаблон печати чеков Excel
Первый шаг, если вы хотите распечатать чеки из Excel, — это найти шаблон. Вы можете легко найти их с помощью веб-поиска. Базовые шаблоны, поставляемые с Excel, не включают проверки, но вы можете найти полезные шаблоны для сопроводительной документации, такой как табели учета рабочего времени.
После того, как вы нашли и загрузили шаблон печати чека для Excel, вы вводите информацию, относящуюся к получателю и выплачиваемым деньгам. Вы сохраняете чек в формате PDF, который затем можно распечатать и передать сотруднику.
Недостаточно иметь шаблон PDF для печати чеков. Финансовые учреждения усердно занимаются предотвращением мошенничества, поэтому вы не можете распечатать чек на обычной бумаге и выдать его за официальный. Если возможно, получите требования от финансовых учреждений, которые используют ваши сотрудники, чтобы убедиться, что ваши чеки не будут отклонены. Это могут быть характеристики бумаги, размера и шрифта.
Поиск подходящей бумаги
После того как вы воспользуетесь шаблоном для печати чеков в Excel и создадите чеки в формате PDF, следующим шагом будет подтверждение того, что бумага и чернила, которые вы должны использовать для чеков, работают с уже имеющимся у вас принтером. Если нет, вам нужно купить новый принтер.
Когда вы печатаете чек на принтере, он должен быть на более плотной бумаге, чем та, которую вы используете для повседневной печати. Например, Банк оф Америка требует, чтобы чеки были на бумаге, имеющей следующие характеристики:
- Размеры от 7,75 x 2,75 дюймов до 8,75 x 3,667 дюймов.
- От 24 фунтов до 44 фунтов.
- Структура бумаги проходит горизонтально.
Хорошая новость:вы можете купить бумага для печати чеков который удовлетворяет большинству требований банка. Либо посетите местный магазин канцелярских товаров, либо сделайте покупку в Интернете и убедитесь, что бумага совместима с типом вашего принтера.
Поиск подходящих чернил
Вы не можете просто запустить свои чеки через принтер, используя стандартные картриджи. Банки требуют Распознавание символов магнитными чернилами чернила или тонер для чеков. Если вы печатаете на струйном принтере, вам нужны чернила MICR, а для печати чеков на лазерном принтере требуется тонер MICR.
Если вы планируете печатать чеки из Excel, обратите внимание и на требования банка к чернилам. В Bank of America вы не можете использовать двусторонний режим для печати чеков. Если ваши платежные ведомости двусторонние, обратная сторона должна быть напечатана чернилами, отличными от MICR. Если вы используете функции безопасности для предотвращения несанкционированного доступа, такие как водяные знаки или химические пустоты, убедитесь, что ваш процесс печати соответствует правилам банков-получателей.