Как создать телефонные справочники в Microsoft Word

Microsoft Office долгое время доминировал в деловом мире как стандартный набор инструментов для решения обычных офисных задач. Word — это текстовый процессор, который также включает в себя множество готовых шаблонов для организации текста на странице, включая таблицы. Вы можете быстро создать красивый, готовый к печати телефонный справочник для вашего бизнеса или организации, используя таблицу в Word.

Шаг 1

Запустите Microsoft Word и создайте новый документ.

Шаг 2

Увеличьте размер шрифта, используя раскрывающееся меню в области «Шрифт» в верхней части окна. Эта верхняя область интерфейса Word называется лентой. Введите заголовок для своего телефонного справочника, включая название предприятия или организации. Нажмите «Ввод», затем нажмите «Обычный» в области «Стили» на ленте, чтобы снова уменьшить размер шрифта.

Шаг 3

Щелкните вкладку «Вставка» над лентой. Под вкладкой «Вставка» нажмите «Таблица». Появится сетка из белых квадратов. Щелкните второй слева в верхней строке, чтобы сделать таблицу из двух столбцов:один столбец для имени человека, а другой для его номера телефона. Укажите дополнительные столбцы, если вам нужно добавить дополнительную информацию к записям каталога. Таблица появится под заголовком вашего каталога, а курсор автоматически поместится в первое поле.

Шаг 4

Введите имя первого человека в вашем каталоге. Вам не нужно самостоятельно расставлять каталог по алфавиту, потому что Word может сделать это за вас, когда вы закончите. Нажмите «Tab», затем введите номер телефона человека. Нажмите «Tab» еще раз, чтобы начать новую строку в таблице, введите имя следующего человека и продолжайте заполнять каталог таким образом, пока он не будет завершен.

Шаг 5

Щелкните в любом месте таблицы, затем щелкните вкладку «Макет» над лентой, если вы хотите расположить каталог в алфавитном порядке. Нажмите «Сортировать». В появившемся диалоговом окне убедитесь, что в раскрывающемся меню «Сортировать по» выбрано «Столбец 1», а в меню «Тип» — «Текст». Нажмите "ОК", и ваш каталог будет мгновенно отсортирован по алфавиту.

Шаг 6

Щелкните в любом месте таблицы, затем щелкните вкладку «Макет», чтобы удалить запись из каталога. Щелкните в любом месте записи, которую нужно удалить, затем нажмите «Удалить» в области «Строки и столбцы» на ленте. Выберите «Удалить строки», чтобы удалить запись. Выберите несколько записей каталога и используйте одну и ту же команду, чтобы удалить их все сразу.

Шаг 7

Щелкните в любом месте таблицы, затем щелкните вкладку «Дизайн» над лентой, чтобы выбрать визуальный стиль для своего каталога. Щелкните один из стилей, показанных в области «Стиль таблицы» на ленте, чтобы выбрать его. Некоторые стили добавляют цвет к чередующимся строкам каталога, что облегчает чтение.

Шаг 8

Нажмите «Ctrl-S», затем выберите местоположение и имя для вашего каталога и нажмите «Сохранить».