Как создать список сокращений в Microsoft Word

В Microsoft Word отсутствует возможность создания списков слов и сокращений или глоссариев в качестве функции, на которую можно щелкнуть, в рамках набора функций, но вы можете «позаимствовать» другие функции Word для создания своего списка. Индексы перечисляют важные термины из работы и отображают номера страниц, на которых они появляются. С помощью перехода к другому приложению и некоторого действия с буфером обмена, чтобы преобразовать специальный закодированный текст в обычный текст, вы можете превратить указатель в список словаря, в котором перечислены сокращения в вашем документе.

Шаг 1

Откройте документ Microsoft Word и просмотрите каждую страницу в поисках сокращений, которые вы хотите включить в список. Дважды щелкните или щелкните и перетащите слово или фразу, которая представляет собой важную аббревиатуру, выделив ее в тексте.

Шаг 2

Нажмите «Shift-Alt-X» или перейдите на вкладку «Ссылки» на ленте Microsoft Word и щелкните элемент «Пометить запись» в разделе «Указатель», чтобы создать запись указателя на основе выбранного вами текста. В диалоговом окне «Отметить элемент указателя» нажмите кнопку «Отметить», чтобы добавить выбранный термин. При пометке элемента указателя в документ вставляется скрытые коды для идентификации выбора. Продолжайте процесс «Пометить запись», чтобы пометить каждый термин, который подходит для вашего списка, как добавление к указателю.

Шаг 3

Нажмите «Ctrl-End», чтобы перейти в конец документа. Нажмите «Ввод», чтобы добавить пустую строку после завершения текста. Щелкните элемент «Вставить указатель» в разделе «Указатель» вкладки «Справочник», чтобы открыть диалоговое окно «Указатель». Нажмите кнопку "ОК", не изменяя настройки индекса по умолчанию.

Шаг 4

Выделите текст указателя. Нажмите «Ctrl-C», чтобы скопировать его в буфер обмена. Нажмите «Ctrl-Alt-V» или перейдите на вкладку «Главная» ленты Microsoft Word и щелкните стрелку элемента «Вставить» в группе «Буфер обмена», чтобы получить доступ к параметру «Специальная вставка». Выберите «Неформатированный текст» в качестве режима вставки. Выделите вставленный текст и скопируйте его обратно в буфер обмена.

Шаг 5

Создайте новый документ Microsoft Word и вставьте в него повторно скопированный индексный текст. Прокрутите текст и найдите запись указателя с наибольшим номером страницы после нее. Подсчитайте количество цифр в номере страницы.

Шаг 6

Нажмите «Ctrl-H», чтобы получить доступ к «Найти и заменить». Введите запятую и пробел в поле «Найти». После пробела введите комбинацию «^#» без знаков препинания, по одному разу для каждой цифры самого высокого номера страницы в списке. Например, если последняя запись появилась на странице 53 основного документа Word, введите «^#^#» без кавычек.

Шаг 7

Нажмите кнопку «Заменить все», чтобы удалить все самые высокие номера индексных страниц. Удалите последний «^#» из текста поиска и снова нажмите кнопку «Заменить все», чтобы удалить следующий набор чисел. Продолжайте сокращать текст поиска и заменять маркеры номеров страниц указателя, пока не удалите их все.

Шаг 8

Нажмите «Ctrl-C», чтобы скопировать отредактированный текст указателя в буфер обмена. Вставьте текст обратно в основной документ Word.

Совет

Создайте новый документ Microsoft Word, чтобы удалить номера страниц из текста, который вы создали в качестве указателя, чтобы вы могли использовать функцию «Удалить все», чтобы удалить номера. Если вы выполняете эту функцию в файле Word, содержащем другой текст, вы удаляете из него все числовое содержимое.

Если ваш документ Microsoft Word уже содержит указатель, сделайте копию документа и удалите существующие записи указателя из файла-дубликата. Чтобы найти и удалить индексные маркеры, перейдите на вкладку «Главная» ленты Word, найдите группу «Абзац» и щелкните пункт «Показать/скрыть метки редактирования». Выберите каждую запись указателя, включая фигурные скобки, которые ее окружают, и удалите ее из копии документа. Удалив исходные элементы указателя, вы можете вставить свои собственные, чтобы отметить сокращения.

Вместо использования команды «Специальная вставка» для вставки содержимого указателя в файл Word в виде обычного текста вы можете запустить приложение для редактирования текста, например «Блокнот», открыть новый документ и вставить в документ текст указателя, скопированный из Word. окно. Выделите вставленный текст, скопируйте его обратно в буфер обмена, вернитесь в Word и вставьте текст в документ. Этот процесс вставки/повторного копирования захватывает текст записей и разрывает их связь с закодированным содержимым указателя Word.

Нажмите кнопку «Дополнительно» в функции «Заменить», чтобы получить доступ к кнопке «Специальная», которая дает вам доступ к кодам, которые находят специальные символы и последовательности в вашем тексте, включая код, который находит любую цифру. Этот выбор кода вводит «^#» в поле «Найти».

Предупреждение

Если вы скопируете текст указателя из документа Word и вставите его в другой файл Word, вы увидите сообщение «Записи указателя не найдены». Это потому, что текст указателя напрямую связан с документом. Его закодированный текст не будет преобразован в другой документ Word, поскольку Word связывает свое содержимое только с файлом, в котором вы его создаете.

Информация в этой статье относится к Microsoft Word 2013. Она может незначительно или существенно отличаться от других версий или продуктов.