Как печатать этикетки с помощью Word

В течение очень долгого времени Microsoft Word включал шаблоны для печатных листов этикеток, а также для обычных документов, таких как письма. С макетами этикеток для различных поставщиков Word может либо печатать одну запись на определенной этикетке, либо сразу создавать весь лист этикеток.

Если у вас есть список контактов в адресной книге Outlook, электронной таблице Excel или базе данных Access, Mail Merge может импортировать информацию для автоматического создания серии меток. Кроме того, вы можете создать свой собственный список рассылки прямо в Word во время слияния. Mail Merge от Microsoft не волшебство, но оно может работать почти так же быстро.

Очевидно, что Mail Merge включает в себя массу преимуществ для почтовых агентств и крупных корпораций, проводящих массовые рассылки. Но это даже очень удобно для обычных людей. Если вам больше не нужно вручать адрес на каждом конверте, ваша семья может вернуться в духе отправки красивых (бумажных) праздничных открыток каждый декабрь. Если вы помогаете управлять местным родительским комитетом или отрядом скаутов, Mail Merge может оказаться очень полезным для рассылки листовок.

Как работает слияние?

В слиянии участвуют три документа. Когда дело доходит до этикеток, основной документ — это тот, который вы используете для настройки макета, включая логотип компании или ваш обратный адрес на этикетках для доставки, если вы хотите включить их. Ваш список рассылки, который содержит адреса, которые должны быть напечатаны на этикетках, является источником данных. Эти два документа вместе составляют адресные этикетки. Вот схема:

Есть несколько неожиданных "подводных камней".

Например, если вы используете Excel, Outlook или Access в качестве источника данных, вам необходимо учитывать определенные правила, которые могут быть неочевидны. Например, при использовании электронной таблицы Excel необходимо убедиться, что столбец для почтовых индексов или почтовых индексов отформатирован как текст, чтобы не потерять нули.

Кроме того, вы не можете использовать свои контакты Outlook в качестве источника данных, если вы не сделали Outlook программой электронной почты по умолчанию.

Может быть проще просто использовать Word в качестве источника данных, особенно если у вас есть опыт работы с Word, но вы не очень хорошо разбираетесь в других офисных инструментах Microsoft.

Вот как вы можете быстро создавать и печатать основные почтовые ярлыки в большинстве выпусков Word, и все это в Word, не затрачивая больше времени на полную пошаговую процедуру слияния писем.

Шаг 1. Подготовьте основной документ для этикеток

В Word перейдите в меню «Файл». Выберите «Новый документ», а затем «Пустой документ».

во вкладке «Рассылки» перейдите в группу «Начать слияние» и выберите «Начать слияние», «Ярлыки». В диалоговом окне «Параметры этикетки» отметьте, планируете ли вы использовать принтер с непрерывной или листовой подачей.

Затем в разделе «Информация о этикетке» выберите поставщика этикеток и номер продукта, соответствующий пакету этикеток, который вы будете использовать. Нажмите ОК.

Шаг 2. Настройте список рассылки в Word

Перейдите к разделу «Выбор получателей» и выберите «Тип нового списка».

В появившемся диалоговом окне «Новый список адресов» введите информацию для каждого члена вашего списка рассылки в каждом соответствующем столбце. (Мы сделали это ниже с кратким списком вымышленных персонажей.)

Используйте клавишу Tab, чтобы перейти от одного столбца к другому или перейти к следующей строке в таблице. Чтобы создать новую строку в таблице, выберите «Новая запись» или нажмите ALT+N.

Простая в использовании функция под названием «Настроить столбцы» дает вам большую гибкость в отношении информации, которую нужно включать в ваши почтовые ярлыки. Как показано ниже, вы можете удалить такие столбцы, как заголовок или адресная строка 2. Вы также можете удалить номера телефонов и адреса электронной почты, так как в любом случае они обычно не используются в ярлыках с адресами.

Также в разделе «Настройка столбцов» можно добавлять новые столбцы, переименовывать существующие столбцы или изменять порядок столбцов в списке. После внесения всех необходимых изменений в столбцы нажмите кнопку "ОК".

Когда вы закончите добавлять в список всех людей, которых хотите, нажмите OK.

В диалоговом окне "Сохранить список адресов" дайте новому файлу имя и нажмите "Сохранить".

После того, как вы добавите все адреса в свой список рассылки, вы в конечном итоге получите список получателей слияния, который выглядит примерно так:

Шаг 4. Добавьте адреса к вашим ярлыкам

Word не обязательно знает, как вы хотите, чтобы ваши этикетки были оформлены. На следующем шаге перейдите к блоку адресов, чтобы определить, где адреса должны отображаться на этикетках.

После выбора Блока адреса нажмите OK. Word вставит адресный блок в первую адресную метку на странице. После этого выберите Обновить все ярлыки, чтобы реплицировать адресную книгу на все ярлыки на странице.

Шаг 5. Предварительный просмотр и печать этикеток

На странице результатов предварительного просмотра вы должны увидеть предварительный просмотр всех адресов на странице.

Если все выглядит удовлетворительно, перейдите в раздел «Готово и слияние», чтобы распечатать этикетки. Если вы столкнулись с какой-либо неразберихой или решили, что вам нужны более красивые этикетки, вернитесь в меню «Файл» и создайте новый пустой документ.

Вернитесь в группу «Начать слияние», на этот раз выбрав мастера — конечно, того, что находится в Mail Merge, а не в Стране Оз Дороти.