Как печатать конверты с помощью Word из данных в Excel

Вместо того, чтобы писать конверт за конвертом вручную в Word 2013, настройте шаблон конверта, содержащий ваш обратный адрес, и загрузите электронную таблицу Excel, содержащую адреса, которые вы хотите использовать. Всего за несколько шагов для импорта данных Word создаст конверт для каждого получателя в вашем списке рассылки.

Шаг 1

Нажмите "Конверты" на вкладке "Рассылки". в Word, чтобы начать новый проект конверта. Укажите обратный адрес, если хотите его использовать, но оставьте поле доставки пустым. .

Шаг 2

Нажмите "Параметры" и установите размер конверта на вкладке "Параметры конверта". Параметры также включают настройки шрифта и настройки полей. Word автоматически выбирает направление подачи конвертов в зависимости от модели вашего принтера, но если вам нужно изменить направление подачи, откройте вкладку «Параметры печати».

Шаг 3

Нажмите "Добавить в документ" для создания шаблона конверта. Если вы ввели новый обратный адрес, выберите, следует ли установить его в качестве адреса по умолчанию для последующего использования.

Шаг 4

Поместите курсор в текстовое поле адреса доставки в нижней половине конверта. Вы не можете увидеть поле, пока не щелкнете по нему, но один щелчок в любом месте поля активирует его правильно. Нажмите "Выбрать получателей" на вкладке "Рассылки" и выберите "Использовать существующий список", чтобы загрузить файл Excel и начать слияние почты. Если вы до сих пор следовали инструкциям, вы нет необходимо в любой момент нажать кнопку «Начать слияние».

Шаг 5

Выберите, какая электронная таблица или таблица в книге Excel содержит ваши адреса, если файл имеет несколько параметров. Выберите, содержит ли верхняя строка заголовки, такие как «Имя» и «Адрес», и нажмите «ОК».

Шаг 6

Нажмите "Блокировать адрес". настроить отображение адресов на конвертах. Выберите параметры форматирования в левой части окна, чтобы настроить предварительный просмотр. Если в предварительном просмотре отсутствует информация из файла Excel, нажмите "Сопоставить поля", чтобы назначить части каждого адреса определенным столбцам электронной таблицы.

Word умеет интерпретировать адресные данные в Excel, даже если вы не разбиваете их на столбцы «Город», «Штат», «Почтовый индекс» и другие столбцы. Между автоматическим обнаружением Word и параметрами Match Fields вам обычно не нужно редактировать файл Excel, чтобы он работал в Word.

Шаг 7

Нажмите "Предварительный просмотр результатов". для просмотра образца первого конверта и используйте стрелки или кнопки «Найти получателя» в разделе Предварительный просмотр результатов. раздел для проверки других конвертов. Вам не нужно просматривать каждую запись перед печатью — просто убедитесь, что общий формат выглядит правильно. Нажмите кнопку "Готово и объединить" и выберите "Печать документов" для печати. Если вы предпочитаете сохранить макет конверта с адресами, выберите «Редактировать отдельные документы».

Шаг 8

Выберите «Все», чтобы распечатать конверт для каждого адреса, или укажите диапазон записей в порядке вашего списка Excel. Выберите «Текущая запись», чтобы распечатать один конверт на экране.

Совет

Если вы не хотите использовать каждый адрес в своих данных Excel, нажмите «Редактировать список получателей» после загрузки файла Excel. Снимите отметку с отдельных адресов, чтобы исключить их, или выберите "Фильтровать", чтобы использовать адреса, соответствующие определенному признаку, например все адреса со словом "Нью-Йорк" в столбце "Штат".

Вам не нужно использовать какой-либо конкретный шаблон в Excel для Word для импорта адресов, но если вы создаете список рассылки с нуля, сэкономьте время, начав с шаблона списка адресов. В Excel 2013 нажмите «Файл», «Создать» и найдите «адрес», чтобы найти несколько вариантов.

Предупреждение

Если вы никогда раньше не печатали конверты, попробуйте распечатать их только с вашим обратным адресом, используя «Файл» и «Печать», прежде чем загружать данные Excel. Если он выходит в неправильном направлении, измените направление подачи в параметрах печати конвертов.