Использование электронных таблиц

Электронные таблицы предоставляют бесценные инструменты для сбора и расчета данных всех типов. Помимо арифметики, их можно форматировать для создания четких и лаконичных отчетов, а также сортировать и обновлять их одним нажатием кнопки.

История

Хотя электронные таблицы использовались сотни лет, их электронная версия впервые появилась в 1978 году вместе с программой, известной как «VisiCalc». В начале 1980-х на сцене появился Lotus 1-2-3, а несколько лет спустя дебютировал Microsoft Excel. Когда Microsoft выпустила свою операционную систему Windows в 1987 году, Excel был первой программой, выпущенной для нее. «Когда в конце 1989 года Windows наконец получила широкое признание благодаря версии 3.0, Excel стал флагманским продуктом Microsoft, — пишет Д.Дж. Power в «Краткой истории электронных таблиц». «В течение почти трех лет Excel оставался единственной программой для работы с электронными таблицами в Windows, и только с лета 1992 года он начал конкурировать с другими продуктами для работы с электронными таблицами».

Списки

Вы можете создавать списки, от списков покупок до списков контактов, в электронной таблице. Например, если вы ввели товары в магазин вместе с соответствующими им проходами, вы можете отсортировать их по проходам и распечатать перед походом в магазин. Ваш список обеспечит обзор прохода за проходом. Возможности сортировки электронных таблиц становятся более очевидными при вводе большего количества данных. Поддержание личных или профессиональных контактов позволяет сортировать по каждому полю. Например, продавец может ввести всех клиентов, а затем отсортировать по почтовому индексу, что позволит ему планировать свой день с географической эффективностью.

Бухгалтерский учет

Помимо сортировки электронные таблицы являются бесценными калькуляторами. Введя в ячейки соответствующие математические функции, вы можете превратить простую электронную таблицу в страницу учета. Вы можете указать кредиты в одном столбце, а дебеты — в другом. Функция автоматического суммирования ускоряет расчеты и может быть настроена для сохранения промежуточных сумм. Благодаря гибкости программ для работы с электронными таблицами данные, используемые в уравнениях, могут находиться в любом месте на листе или в рабочей книге. Добавление дополнительных страниц (иногда называемых рабочими листами) позволяет организовать информацию в соответствии с вашими потребностями. В расчетах можно использовать данные из любой части рабочей книги.

Табель учета рабочего времени

Помимо сложения и вычитания целых чисел, электронные таблицы также могут выполнять эти вычисления с числами, зависящими от времени. Форматирование ячеек для отображения данных в виде времени (в отличие от простых целых чисел) позволяет использовать электронную таблицу в качестве табеля учета рабочего времени. Кроме того, вы можете включить описания различных рабочих функций, имен сотрудников и т. д., что даст вам возможность сортировать по времени, затраченному на любую из выбранных вами областей.

Использование базы данных

Хотя электронные таблицы не являются настоящими реляционными базами данных, их можно спроектировать и отформатировать так, чтобы они функционировали как упрощенные. Например, если вам нужно отслеживать цены на определенный товар, введите его цену только один раз. Для всех последующих ссылок на эту цену указывайте исходную запись, а не вводите ее повторно. Когда вам нужно изменить цену, измените ее в исходной ячейке, и все соответствующие ссылки будут обновлены автоматически.

Создание диаграммы

Диаграммы и графики лучше отображают тенденции и проценты, чем необработанные числа. Как говорится, «картинка стоит тысячи слов». Табличные программы могут автоматически преобразовывать ваши данные в визуальное представление по вашему выбору, будь то круговая диаграмма, столбчатая диаграмма или линейный график.