Как сравнить две таблицы Excel
Даже для самых организованных бухгалтеров и учетчиков огромный объем информации, которую вы храните в Excel, вскоре может стать непосильным. В Microsoft Excel есть два инструмента для сравнения данных электронных таблиц, которые могут оказаться очень полезными, если вы пытаетесь найти опечатку в ячейке или сравнить документы для подготовки к аудиту. Оба доступны только в Office профессиональный плюс 2013 и Office 365 профессиональный плюс, сравнение электронных таблиц и запрос электронных таблиц позволяют анализировать книги или создавать отчеты о различиях между двумя электронными таблицами. Это может значительно сэкономить время по сравнению с ручным сравнением данных.
Сравнение электронных таблиц
Шаг 1
Нажмите «Сравнение электронных таблиц» на начальном экране Windows 8. Введите «Сравнение электронных таблиц» в поле поиска и выберите файл, если у вас возникли проблемы с его поиском на экране.
Шаг 2
Нажмите на вкладку "Главная" вверху и выберите "Сравнить файлы".
Шаг 3
Щелкните значок синей папки рядом с полем «Сравнить» в появившемся диалоговом окне. Просмотрите сохраненные файлы Excel и выберите первую таблицу, которую хотите сравнить.
Шаг 4
Нажмите на зеленый значок папки рядом с полем «Кому» в следующей строке. Просмотрите файлы Excel, чтобы выбрать вторую таблицу, которую вы хотите сравнить.
Шаг 5
Нажмите кнопку "ОК".
Шаг 6
Выберите критерии, которые вы хотите использовать при сравнении, в меню слева. Вы можете выбрать такие критерии, как "Значения ячеек", "Формулы" и "Формат ячейки", или просто установить флажок "Выбрать все".
Шаг 7
Нажмите «ОК», чтобы создать отчет о различиях. Spreadsheet Compare создает полный список всех различий между двумя файлами на основе определенных вами критериев.
Запрос электронной таблицы
Шаг 1
Включите надстройку Inquire, если вы еще этого не сделали. Перейдите на вкладку «Файл» в Excel и выберите «Параметры», а затем «Надстройки». Выберите «Надстройки COM» в раскрывающемся меню «Управление», нажмите «Перейти» и убедитесь, что установлен флажок «Запросить надстройки».
Шаг 2
Нажмите на вкладку "Запрос" в верхней части Excel, чтобы просмотреть варианты анализа и сравнения электронных таблиц.
Шаг 3
Нажмите на команду «Сравнить файлы», чтобы запустить сравнение электронных таблиц непосредственно из Excel.
Шаг 4
Нажмите «Взаимосвязи между рабочими книгами», чтобы создать графический отчет о ссылках между вашими рабочими книгами, например, о формулах, которые ссылаются на значение, содержащееся в другой электронной таблице. Используйте значки Отношения рабочего листа и Отношения ячеек, чтобы сделать то же самое между листами в книге или ячейками на листе.
Шаг 5
Щелкните значок "Анализ рабочей книги", чтобы создать полный и интерактивный отчет об открытой электронной таблице, включая информацию о значениях, форматировании, структуре и формулах.
Совет
Для контроля версии или сети функция сравнения электронных таблиц позволяет сравнить два файла с одинаковыми именами, если они сохранены в разных папках.
Сообщение «Невозможно открыть книгу» в Spreadsheet Compare может указывать на то, что определенная таблица защищена паролем. В этом случае просто нажмите "ОК" и введите пароль книги.
Электронная таблица Сравните различия цветовых кодов на основе типа данных и характера различий. Нижняя левая панель отчета о различиях содержит легенду, указывающую, что означает каждый цвет.
Вы можете использовать анализ рабочей книги в параметрах запроса, чтобы дополнить сравнительные отчеты и лучше понять, как внесение изменений может повлиять на структуру вашей электронной таблицы. Используйте параметры «Связи ячеек», «Рабочий лист» и «Книга», чтобы узнать, как внесение изменений в одну ячейку может повлиять на все ваши файлы.