Как запланировать отпуск в Outlook
Используя Microsoft Outlook 2013, выделите время отпуска в своем календаре, просто записавшись на встречу с самим собой. Если в вашем офисе используется Microsoft Exchange, вы можете настроить сообщения с автоматическим ответом, которые отправляются только людям в вашей организации, и отправлять другое сообщение всем, кто отправляет вам электронное письмо, пока вас нет. Если вы не используете Exchange, вы по-прежнему можете отправлять автоматические ответы на сообщения из Outlook, но вам нужно будет оставлять компьютер включенным на время вашего отсутствия.
Время бронирования в вашем календаре
Шаг 1
Откройте Календарь в Outlook 2013, перетащите курсор через дни, когда вы будете в отпуске, и щелкните правой кнопкой мыши выделенный блок времени. Кроме того, вы можете просто нажать кнопку «Новая встреча» и ввести время начала и окончания в соответствующих меню.
Шаг 2
Введите "Отпуск!" или другое подходящее название для вашего свободного времени в поле «Тема». При желании укажите местоположение в поле «Местоположение». "Гавайи" всегда работает хорошо, даже если вы просто остаетесь дома на неделю, чтобы посмотреть Netflix.
Шаг 3
Щелкните поле «Показать как», расположенное в группе «Параметры» на вкладке «Встреча», и выберите «Нет на месте», чтобы все, у кого есть доступ к вашему календарю, видели, когда вас не будет. Нажмите «Сохранить и закрыть», чтобы завершить планы на отпуск — по крайней мере, в отношении календаря Outlook.
Автоматические ответы с Exchange
Шаг 1
Откройте меню «Файл» в Outlook 2013 и выберите «Автоматические ответы (вне офиса)». Если этот параметр недоступен, у вас нет учетной записи Microsoft Exchange. Откроется окно автоматических ответов.
Шаг 2
Нажмите «Отправлять автоматические ответы». Обратите внимание, что выбрана вкладка "Внутри моей организации".
Шаг 3
Щелкните большое текстовое поле и введите сообщение, которое вы хотите отправить любому сотруднику вашей организации, пока вас нет. Обычно это должно включать дату, которую вы возвращаете. Если кто-то заменяет вас, пока вы отсутствуете, вы можете указать контактную информацию этого человека или, если хотите, свою контактную информацию для экстренных случаев. Используйте параметры форматирования над текстовым полем, чтобы настроить форматирование так же, как и для любого сообщения электронной почты.
Шаг 4
Перейдите на вкладку «За пределами моей организации», если вы хотите, чтобы Outlook также автоматически отвечал людям, которые не работают в вашей компании. Нажмите «Автоответ людям за пределами моей организации». Выберите вариант «Только мои контакты» или «Все за пределами моей организации». Текст, который вы использовали для автоматических ответов в вашей организации, автоматически появляется в текстовом поле сообщения. Отредактируйте это сообщение по своему усмотрению или удалите его и напишите другое сообщение.
Шаг 5
Нажмите меню «Время начала» и «Время окончания», чтобы выбрать дату и время, когда вы уедете в отпуск и когда вернетесь в офис. Outlook отправит ваш автоматический ответ в течение этого периода времени.
Шаг 6
Отключите автоматические ответы, если вы вернетесь раньше, щелкнув меню «Файл», а затем нажав кнопку «Выключить» под параметром «Автоматические ответы».
Автоматические ответы без обмена
Шаг 1
Нажмите кнопку «Новое письмо» в Outlook 2013. Введите соответствующий заголовок в строке «Тема», например «Нет на этой неделе», затем введите сообщение об отсутствии на работе в поле «Сообщение».
Шаг 2
Выберите «Сохранить как» в меню «Файл». Щелкните меню «Сохранить как тип» и выберите «Шаблон Outlook». По умолчанию заголовок файла совпадает со строкой темы, но при необходимости его можно изменить. Нажмите кнопку "Сохранить".
Шаг 3
Нажмите кнопку «Правила», расположенную на вкладке «Главная» ленты. В раскрывающемся меню выберите «Управление правилами и оповещениями». Откроется окно «Правила и оповещения».
Шаг 4
Нажмите кнопку «Новое правило». Откроется мастер создания новых правил. Щелкните параметр «Применить правила к полученным сообщениям», расположенный в разделе «Начать с пустого правила». Нажмите "Далее." Появится список параметров для фильтрации того, кто должен или не должен получать ваше сообщение об отсутствии на работе. Например, вы можете указать, что сообщение будет отправляться только тем сообщениям, когда ваше имя указано в поле «Кому», а не в поле «Копия», или вы можете указать, что ответ будет отправляться только на сообщения с высокой важностью.
Шаг 5
Выберите параметры, чтобы определить, кто получает или не получает автоматический ответ. Если вы оставите параметры пустыми, автоматический ответ будет отправлен всем, кто отправит вам электронное письмо. Нажмите «Далее».
Шаг 6
Выберите параметр «Ответить, используя определенный шаблон» в разделе «Шаг 1», а затем нажмите ссылку «определенный шаблон» в разделе «Шаг 2». Откроется окно навигации. Откройте меню «Поиск» и выберите «Пользовательские шаблоны в файловой системе», а затем дважды щелкните шаблон сообщения автоответчика, который вы только что создали несколько минут назад.
Шаг 7
Нажмите кнопку «Далее», проверьте свой выбор и снова нажмите «Далее». Нажмите «Готово». Оставьте Outlook запущенным на вашем компьютере. Если компьютер перейдет в спящий режим, выключится или Outlook будет закрыт, сообщение автоответчика никому не будет отправлено.
Шаг 8
Коснитесь значка «Поиск» на начальном экране Windows 8.1, введите «спящий режим» и выберите «Параметры питания и сна». Щелкните меню «Сон» и выберите «Никогда». На ноутбуке это доступно только в меню «При подключении к сети отключать через».
Шаг 9
Отключите автоответчик по возвращении из отпуска, вернувшись к параметру «Управление правилами и оповещениями» с помощью кнопки «Правила». Установите флажок рядом с правилом, чтобы отключить автоматический ответ, и нажмите «Применить». Не забудьте вернуть нормальный режим сна компьютера.
Совет
Если в вашем офисе используется Microsoft Exchange, вы можете сделать коллегу делегатом для вашей электронной почты и календаря, когда вы отсутствуете. Click the Outlook 2013 "File" tab, select "Account Settings," click "Delegate Access" and then click "Add." Type the name of your coworker, select it and click "Add." You can then specify what the delegate can do, such as accept meetings on your behalf, in the Delegate Permissions dialog box. Your delegate can then access your account.