Как фильтровать электронную почту в Outlook

Занятый почтовый ящик скоро может заполниться смесью срочных и важных или совершенно неуместных и тривиальных сообщений. Один из способов сортировать электронную почту от плевел — настроить правила, которые автоматически фильтруют сообщения в разные папки по мере их поступления в папку «Входящие». Outlook предлагает множество вариантов правил для фильтрации сообщений по ключевым словам, отправителю, теме, учетной записи или полю адреса. Одно из наиболее часто используемых правил фильтрации перенаправляет электронные письма от конкретного человека или группы людей — например, вашего начальника, клиента или членов проектной группы — из папки «Входящие» в специальную папку. Используйте функцию «Правила и оповещения» в Outlook 2013, чтобы автоматически фильтровать и упорядочивать электронные письма.

Шаг 1

Перейдите на вкладку «Файл» на ленте главного меню на любом экране Outlook.

Шаг 2

Нажмите кнопку "Управление правилами и оповещениями" на информационном экране.

Шаг 3

Нажмите кнопку «Новое правило» в диалоговом окне «Правила и предупреждения». Вы также можете изменить настройки существующих правил в этом диалоговом окне.

Шаг 4

Выберите предпочитаемый шаблон правила из списка в разделе «Выбор шаблона» диалогового окна Мастера правил. Outlook предлагает шаблоны правил, охватывающие многие задачи фильтрации электронной почты. Одно из наиболее широко используемых правил фильтрует сообщения от человека или группы людей в определенную папку. Выберите «Перемещать сообщения от кого-либо в папку», а затем нажмите подчеркнутую ссылку «люди или общедоступная группа» в области описания правила.

Шаг 5

Дважды щелкните каждый контакт в адресной книге Outlook, чтобы добавить его в поле «От». Нажмите кнопку "ОК".

Шаг 6

Щелкните ссылку "указанная" папка на панели описания правила в диалоговом окне мастера правил.

Шаг 7

Нажмите, чтобы выбрать папку Outlook, которую вы хотите использовать для хранения сообщений, отфильтрованных по правилу. На панели «Выберите папку:» отображаются все доступные папки Outlook. Нажмите кнопку "ОК".

Шаг 8

Проверьте настройки правила. Вы можете добавить или удалить людей или изменить место назначения папки, щелкнув эти ссылки в области описания правила. Нажмите "Далее", когда будете готовы двигаться дальше.

Шаг 9

Нажмите, чтобы выбрать любые другие условия, которые вы хотите включить в правило; например, установка флажка "отправлено только мне" означает, что Outlook будет применять правило только к электронным письмам, отправленным только вам.

Шаг 10

Выберите любые исключения из вашего правила; например, выбор «кроме случаев отправки только мне» означает, что Outlook не будет следовать правилу для электронных писем, отправленных вам одному. Многие исключения и условия включают настраиваемые действия. Например, если вы выберете исключение «за исключением случаев, когда тема содержит определенные слова», щелкните подчеркнутую ссылку «конкретные слова» и выберите слова, которые нужно добавить в правило. Нажмите кнопку "Далее".

Шаг 11

Введите имя правила в соответствующее поле. Нажмите, чтобы выбрать «Запустить это правило сейчас для сообщений, уже находящихся в папке «Входящие», если вы хотите применить правило ко всем существующим сообщениям в папке «Входящие». Нажмите кнопку "Готово", чтобы завершить настройку и выйти из мастера правил.

Шаг 12

Выберите «Применить», а затем «ОК», чтобы применить правило и выйти из диалогового окна «Правила и оповещения».

Совет

Outlook также предлагает параметр фильтра, который поможет вам искать в ваших электронных письмах сообщения на основе определенных критериев, таких как дата получения, статус важности или наличие вложения. Перейдите на вкладку "Главная", нажмите "Фильтровать электронную почту" в группе "Инструменты поиска", а затем выберите предпочитаемый фильтр поиска электронной почты из раскрывающегося списка.

Фильтр нежелательной почты в Outlook автоматически перемещает предполагаемые спам-сообщения в папку нежелательной почты. Вы можете настроить эти параметры, чтобы заблокировать отправителей или добавить отправителей в безопасный список. Перейдите в раздел «Главная», «Нежелательная почта», а затем «Параметры нежелательной почты», чтобы проверить и изменить настройки нежелательной почты Outlook.