Как создать базу данных из Microsoft Outlook
Outlook — это менеджер личной информации, предоставляемый Microsoft как часть программного пакета Office Suite. Эта удобная программа имеет много аспектов. Он обеспечивает связь по электронной почте, календарь и диспетчер задач. Одной из наиболее важных функций, предоставляемых Outlook, является возможность управления базой данных контактов. Это работает как электронная телефонная книга с возможностями электронной почты. Outlook можно использовать как отдельное приложение или в сочетании с другим программным обеспечением в пакете Office. Запуск базы данных с помощью Outlook — это простой процесс, который поможет вам оставаться организованным и сэкономить время.
Настройка базы данных
Шаг 1
Откройте Outlook на своем компьютере.
Шаг 2
Нажмите «Файл» в верхней части экрана. Переместите указатель вниз на «Создать», а затем нажмите «Связаться». Откроется пустая контактная форма.
Шаг 3
Заполните информацию в контактной форме. Чтобы ввести несколько записей в одно поле, например два телефонных номера, используйте стрелку вниз рядом с полем. Это добавит вторую строку. Для нескольких почтовых адресов установите значение по умолчанию для слияния, установив флажок «Это почтовый адрес» рядом с соответствующей записью.
Шаг 4
Назовите контакт, введя данные в поле «DisplayAs». Во всех сообщениях, отправленных этому клиенту, это имя будет указано в разделе «Кому:». Например, если вы заполняете контактную форму для FlowersRUs, это может быть название компании, но вы можете хотеть, чтобы сообщения были адресованы Джону, менеджеру. Имя Джона будет отображаться в поле «Отображается как».
Шаг 5
Нажмите кнопку "Добавить" в нижней части формы после каждого контакта, чтобы сохранить его.
Шаг 6
Дважды щелкните имя контакта в левой части экрана Outlook, чтобы изменить информацию.
Создать контакт из электронной почты
Шаг 1
Открыть сообщение электронной почты.
Шаг 2
Щелкните правой кнопкой мыши имя отправителя, откроется меню параметров.
Шаг 3
Нажмите на опцию «Добавить в контакты», которая появляется в меню рядом с вашим курсором.
Создание групп базы данных
Шаг 1
Создайте групповую папку. Нажмите «Файл» в верхней части экрана, затем выберите «Создать» и «Папка».
Шаг 2
Присвойте имя папке в появившемся окне.
Шаг 3
Выберите «Элементы контактов» в поле «Папка содержит». Щелкните стрелку рядом с Папка содержит, чтобы открыть список и выделить элементы контактов.
Шаг 4
Определите, где вы хотите сохранить папку. Щелкните место на жестком диске, а затем нажмите кнопку "ОК", чтобы сохранить его.
Шаг 5
Перетащите отдельные контакты в новую папку.