Как использовать Excel для согласования счетов GL
Ежемесячная сверка балансовых счетов является единственным способом гарантировать, что финансовые данные для компании должным образом зарегистрированы в бухгалтерских книгах. Сверка балансового счета защищает компанию от ошибок в финансовой отчетности компании, которые могут привести к ошибкам при подготовке федеральной налоговой декларации компании. Многие бухгалтеры создают электронные таблицы Microsoft Excel, чтобы упростить сверку счетов главной книги (GL) с внешней документацией.
Шаг 1
Введите имя учетной записи главной книги и номер учетной записи главной книги в верхней части электронной таблицы Excel. Вы можете вводить как имена, так и числа непосредственно в ячейки Excel, и программа правильно отформатирует записи.
Шаг 2
Введите месяц и год для согласования под названием и номером Главной книги.
Шаг 3
Введите «Конечный баланс на GL» в первом столбце электронной таблицы на пару строк ниже заголовка.
Шаг 4
Введите конечную сумму, содержащуюся в счете Главной книги, во втором столбце электронной таблицы в той же строке, что и метка «Конечный баланс на GL».
Шаг 5
Введите «Конечный баланс на (исходный документ)» в первом столбце электронной таблицы под строкой, содержащей «Конечный баланс на GL». Примеры исходных документов включают отчеты о дебиторской задолженности, отчеты о кредиторской задолженности и списки активов.
Шаг 6
Введите конечное сальдо по исходному документу для этого счета Главной книги во втором столбце электронной таблицы в той же строке, что и метка «Конечное сальдо по (исходному документу)».
Шаг 7
Введите «Разница» в следующей строке первого столбца.
Шаг 8
Создайте вычисление во втором столбце рядом с меткой «Разница», которое вычитает итоговую сумму исходного документа из конечного баланса Главной книги. Это сумма, которую необходимо согласовать.
Шаг 9
Создайте раздел под строкой разницы под названием «Сверка элементов».
Шаг 10
Перечислите каждый элемент, создающий согласующую разницу, в разделе согласования элементов. Включите объяснение каждого пункта и количество пункта. Примером позиции сверки может быть платеж по счету, который был проведен по банковскому счету, но не проведен по счету клиента.
Шаг 11
Создайте вычисление в конце раздела Согласование элементов, которое суммирует количество согласовываемых элементов. Когда общее количество сверяемых элементов равно сумме «Разница», значит, вы правильно согласовали учетную запись.
Совет
Лучше всего проводить сверку счетов GL перед закрытием отчетного месяца, чтобы вы могли внести необходимые исправления в учетные данные в соответствующем месяце.
Если вы не знаете, как создавать таблицы сверки в Excel, рассмотрите возможность найма специалиста по бухгалтерскому учету, который поможет вам с настройкой.