Как отправить электронную таблицу Excel по электронной почте

Некоторые электронные таблицы слишком важны, чтобы держать их при себе. Если вы хотите сотрудничать с коллегами, отправить файл клиенту или показать друзьям, что вы, наконец, каталогизировали все свои комиксы, Excel 2013 предоставляет несколько вариантов совместного использования книги без необходимости открывать другое приложение. Отправьте ссылку на любой файл Excel в папке OneDrive или отправьте его по электронной почте в виде вложения в виде файла PDF, XPS или Excel XLSX.

Шаг 1

Откройте книгу в Excel. Изучите всю книгу, включая каждый лист, чтобы убедиться, что в ней содержится только та информация, которой вы хотите поделиться. Например, если вы отправляете клиенту разбивку цен, убедитесь, что ваши расходы также не включены. Чтобы удалить рабочий лист, щелкните его вкладку в нижней части окна и выберите "Удалить".

Шаг 2

Сохраните книгу с новым именем файла, если вы внесли в нее какие-либо изменения, щелкнув меню «Файл» и выбрав «Сохранить как». Если вы решите отправить ссылку вместо вложения электронной почты, сохраните копию в папке OneDrive, а не на компьютере.

Шаг 3

Откройте меню «Файл», выберите «Поделиться» и нажмите «Электронная почта». У вас есть четыре варианта отправки электронного письма из Excel:в виде вложенного файла Excel, вложенного файла PDF, вложенного файла XPS или в виде ссылки на ваш файл OneDrive.

Шаг 4

Нажмите «Отправить как вложение». Excel запускает окно Outlook с уже прикрепленным файлом XLSX. Введите одно или несколько имен получателей в текстовое поле «Кому», добавьте сообщение и нажмите «Отправить». Окно Outlook автоматически закрывается.

Шаг 5

Щелкните значок «Отправить ссылку» в параметрах электронной почты окна «Поделиться», только если файл был сохранен в папке OneDrive. Excel автоматически создает ссылку на этот файл и вставляет ее в сообщение электронной почты. Когда вы отправляете эту ссылку получателю, она открывается в Excel Online. Если у получателя нет бесплатной учетной записи Microsoft, эта же ссылка дает ему возможность создать ее.

Шаг 6

Выберите значки «Отправить как PDF» или «Отправить как XPS», если вы не хотите, чтобы получатель мог редактировать файл. Windows 8.1 открывает как PDF-, так и XPS-файлы с помощью приложения Reader. Это также хороший выбор, если вы не уверены, что у получателя есть учетная запись Microsoft, поскольку это избавляет его от необходимости регистрироваться в ней, чтобы увидеть вашу электронную таблицу.

Шаг 7

Щелкните значок «Получить ссылку для общего доступа» в параметрах «Поделиться», если вы предпочитаете отправить ссылку по электронной почте, используя другую учетную запись электронной почты или службу обмена сообщениями. Обратите внимание, что здесь у вас есть два варианта. Вы можете получить ссылку, позволяющую получателю редактировать документ, или ссылку только для просмотра. Нажмите кнопку "Создать ссылку", а затем скопируйте предоставленную ссылку и вставьте ее в сообщение или сообщение электронной почты.

Шаг 8

Нажмите на опцию «Пригласить людей», если вы хотите совместно работать над электронной таблицей с другими. Введите имена ваших коллег и укажите, хотите ли вы, чтобы они редактировали файл или просто просматривали его. Это похоже на параметр «Получить ссылку для общего доступа», но с двумя важными отличиями. Во-первых, если вы используете SharePoint в своем офисе, вы можете потребовать от получателей входа в систему перед доступом к документу, установив флажок. Во-вторых, если вы больше не хотите, чтобы кто-то имел доступ к файлу, вы можете вернуться к этому же экрану и нажать «Удалить пользователя».