Как отслеживать записи тренировок с помощью Excel

Вас попросили начать отслеживать обучающие мероприятия для вашей компании. Независимо от размера вашей организации, точные записи обучения важны и полезны для всех. Microsoft Office Excel — это простой и эффективный способ отслеживать информацию об обучении. Воспользовавшись функциональностью рабочей книги, вы можете организовать записи так, как вам нужно, и тогда, когда они вам нужны.

Настройка рабочей книги записей обучения

Шаг 1

Щелкните раскрывающееся меню «Файл», затем «Создать» и выберите «Пустая книга», чтобы создать пустую книгу.

Шаг 2

В строке "1", начиная с ячейки "А", введите заголовки для информации, которую необходимо отслеживать.

Шаг 3

Введите информацию об обучении — по одной новой строке для каждого обучающего мероприятия и каждого человека, которого нужно отслеживать. (Например, если Боб Смит посетил два учебных занятия, для него будет две строки информации.)

Шаг 4

Щелкните раскрывающееся меню «Файл», затем «Сохранить», чтобы сохранить свою работу. (Не забывайте делать это периодически при вводе данных о тренировках.)

Шаг 5

Щелкните раскрывающееся меню «Данные», затем «Сортировать», чтобы упорядочить записи о тренировках в соответствии с вашими требованиями. ПРИМЕЧАНИЕ. Обязательно установите переключатель «Мой диапазон данных имеет строку заголовка».

Шаг 6

Сохраните организованную книгу.

Совет

Информация для отслеживания зависит от ситуации, но некоторые рекомендации включают фамилию, имя, адрес электронной почты, номер телефона, курс обучения, дату обучения и дату следующего обучения. Если вы отслеживаете обучающие мероприятия для сотрудников, вы можете включить дополнительную информацию, такую ​​как руководитель, отдел, расширение, стоимость обучения и место обучения.

Шаг «Сортировка» может выполняться несколько раз и так часто, как это необходимо. Почему это полезно? Отсортируйте список по дате следующего обучения, чтобы создать электронные письма с напоминаниями. Отсортируйте список по менеджеру, чтобы уведомить о пройденном обучении. Возможности безграничны, и вы ограничены только своим творчеством.

Предупреждение

При использовании функции «Сортировка» помните, что вы всегда можете выбрать опцию «Отменить», если сортировка не дала желаемых результатов. Просто чаще сохраняйте свою работу и работайте с данными, пока не упорядочите их в формате, наиболее подходящем для ваших нужд.