Как отслеживать процесс найма в Microsoft Excel

Процесс вербовки иногда может быть быстрым и яростным. Если ваша компания имеет обширную базу данных управления контактами, вы можете создавать и поддерживать запросы для управления процессом найма; однако это может засорить вашу базу данных неудачными кандидатами. Электронные таблицы Excel обеспечивают быстрый способ настроить отслеживание вашего процесса найма с помощью личной информации, статуса заявки и других полей, которые важны для вас. По мере того, как ваши потребности меняются, а процесс подбора персонала совершенствуется, вы можете адаптировать свою электронную таблицу вместо того, чтобы сообщать о своих потребностях в ИТ-отдел для будущих обновлений.

Шаг 1

Создайте новую книгу Excel для своей рекрутинговой кампании. Сохраните книгу под осмысленным заголовком "Шаблон рекрутинга" или "Продавцы-консультанты, июнь 2014 г.", чтобы можно было легко получить доступ к нужным данным.

Шаг 2

Введите поля, которые вы хотите отслеживать, в строке 1 слева направо. Начните с идентификаторов заявителя, таких как «Фамилия», «Имя», «Телефон», «Электронная почта» и «Адрес». Используйте любые поля, важные для вашего процесса найма, и не поддавайтесь искушению объединить данные, которые могут ограничить ваши поиски. Например, если вы собираетесь связываться с кандидатами по обычной почте, рассмотрите возможность расширения «Адрес» до «Улица», «Город» и «Почтовый индекс», чтобы облегчить как поиск, так и объединение писем.

Шаг 3

Продолжайте с другими элементами отслеживания в строке 1. Это может включать «Статус», где опытный пользователь Excel может добавить раскрывающиеся списки с такими записями, как «Получено», «Интервьюировано» и «Отклонено», хотя прямые текстовые записи могут быть все тебе нужно. Другие полезные столбцы могут включать «Комментарии», «Следующие шаги» и поле для гиперссылки на резюме кандидата, если оно хранится в цифровом виде.

Шаг 4

Добавьте столбцы для внутреннего использования, такие как «Источник заявки», «Рекрутер» — если у вас их несколько в вашем отделе или вы пользуетесь внешними агентствами — и любые другие поля, которые вы можете использовать для сравнения кандидатов. Чтобы улучшить читаемость, вы можете отформатировать область данных электронной таблицы в виде таблицы, используя предустановки, включенные в строку меню.

Шаг 5

Сохраните электронную таблицу перед добавлением данных, возможно, с добавлением слова «Резервная копия» к имени файла, чтобы у вас была чистая копия для будущих кампаний или в качестве основы для пересмотра. Сохранение электронной таблицы в виде шаблона также позволяет это сделать, поэтому вы можете легко начинать новые рекрутинговые кампании или упорядочивать кандидатов по временным периодам, например ежемесячно, ежеквартально или ежегодно.

Совет

Вы можете сэкономить время на создании электронной таблицы, используя шаблоны Excel, доступные в Интернете (ссылка в разделе "Ресурсы"). Если вы не можете найти специальный шаблон рекрутинга, отвечающий вашим потребностям, рассмотрите возможность адаптации шаблонов управления контактными ресурсами к вашим конкретным требованиям.