Как создавать записи обучения в Access

Microsoft Access — это программное обеспечение базы данных, поставляемое с Microsoft Office Suite. Работодатели обычно используют Access для ведения записей о занятости, поскольку он предоставляет интерфейс «укажи и щелкни» для управления базой данных. Чтобы отслеживать записи об обучении с помощью Access, создайте таблицу для записи сотрудника и отдельную таблицу для кодов обучения. Подключайтесь к базе данных и обновляйте записи обучения с помощью форм Access всякий раз, когда сотрудник завершает новый учебный модуль. Регулярно создавайте резервные копии записей о сотрудниках, чтобы гарантировать, что информация не будет потеряна.

Шаг 1

Запустите Microsoft Access. Нажмите «Пуск», «Все программы», «Microsoft Office Suite», «Доступ».

Шаг 2

Создайте базу данных учебных записей. Щелкните значок «Создать» на панели инструментов. Нажмите «Пустая база данных». Перейдите в любое место и дайте базе данных имя, затем нажмите «Создать».

Шаг 3

Создайте таблицу сотрудников. Нажмите «Объект», «Таблица», «Создать». Дважды щелкните «Мастер таблиц». Следуйте инструкциям мастера таблиц, чтобы создать таблицу с именем «employee». Дайте таблице следующие поля:

«employee_key, employee_name, training_keys», где employee_key — целое число, employee_name — 40 символов, а training_keys — текст.

Обучающие ключи будут представлять собой серию целых чисел, но маркировка их текстом предоставит почти неограниченное пространство для нескольких обучающих ключей. Если в записях об обучении указаны только уровни, например, сотрудники имеют уровни обучения с 1 по 5, ключ обучения может быть целым числом.

Шаг 4

Создайте тренировочную таблицу. Нажмите «Объект», «Таблица», «Создать». Дважды щелкните «Мастер таблиц». Следуйте инструкциям мастера таблиц, чтобы создать таблицу с именем «обучение».

Дайте таблице следующие поля:

"training_key", "training_name", "training_summary", где training_key — целое число, training_name — 40 символов, а training_summary — текст.

Шаг 5

Создайте форму для добавления сотрудников в таблицу сотрудников. Нажмите «Объекты», «Формы», «Создать». Запустится мастер форм. Дайте форме имя, например, «добавить сотрудников». Следуйте инструкциям мастера. Когда мастер запросит таблицу, выберите таблицу «employee». Пусть форма автоматически выберет «employee_key». Используйте мастер для создания полей формы для имени сотрудника и обучения. Этот метод позволяет вводить записи об обучении сотрудников при первом добавлении сотрудника в базу данных.

Шаг 6

Создайте форму для добавления тренировок в таблицу тренировок. Нажмите «Объекты», «Формы», «Создать». Запустится мастер форм. Дайте форме имя, например, «добавить обучение». Следуйте инструкциям мастера. Когда мастер запросит таблицу, выберите «обучающую» таблицу. Пусть форма автоматически выберет «training_key». Используйте мастер для создания полей формы для training_name и training_summary.

Шаг 7

Создайте форму для добавления тренингов в запись сотрудника. Нажмите «Объекты», «Формы», «Создать». Запустится мастер форм. Дайте форме имя, например, «добавить обучение». Следуйте инструкциям мастера. Когда мастер запросит таблицу, выберите таблицу «обучение» и таблицу «занятость». Используйте мастер, чтобы создать поле формы для редактирования training_keys в таблице занятости, но разрешите только те ключи, которые представлены в таблице training.

Шаг 8

Сохраните все настройки базы данных. Нажмите «Файл», «Сохранить».