Как объединить таблицы в Access

Базы данных Microsoft Access 2013 состоят из таблиц, которые можно изменять различными полезными способами. Например, если ваша база данных содержит две похожие таблицы, вам не нужно тратить время на копирование данных вручную, чтобы объединить их. Специальная команда, называемая запросом на добавление, автоматизирует задачу, выбирая данные из одной таблицы и быстро копируя их в другую. У вас даже есть возможность выбрать записи, которые вы хотите скопировать из исходной таблицы и добавить в целевую таблицу.

Шаг 1

Откройте базу данных Access, содержащую таблицу, которую вы хотите объединить с другой таблицей. Убедитесь, что типы данных в исходной и целевой таблицах совместимы. Например, если первое поле в исходной таблице является числовым полем, первое поле в целевой таблице должно быть числовым полем. Как отмечает Microsoft, «текстовые поля совместимы с большинством других типов полей». Другими словами, допустимо, если поле в исходной таблице является числовым полем, а соответствующее поле в целевой таблице — текстовым полем.

Шаг 2

Нажмите «Создать», а затем нажмите «Дизайн запроса», чтобы просмотреть окно «Показать таблицу», в котором перечислены таблицы базы данных. Щелкните таблицу, содержащую записи, которые вы хотите скопировать. Нажмите «Добавить», а затем «Закрыть». Excel помещает таблицу и ее поля в конструктор запросов.

Шаг 3

Дважды щелкните звездочку в верхней части конструктора запросов, и Excel добавит все поля таблицы в сетку конструктора запросов.

Шаг 4

Нажмите «Выполнить», чтобы запустить запрос и просмотреть таблицу, в которой показаны записи таблицы. Нажмите «Вид», затем «Дизайн», а затем нажмите «Добавить», чтобы открыть окно «Добавить».

Шаг 5

Щелкните «Текущая база данных», если целевая таблица находится в текущей базе данных, а затем щелкните поле со списком «Имя таблицы». Выберите таблицу, к которой вы хотите добавить записи исходной таблицы. В противном случае нажмите «Другая база данных» и введите имя и расположение базы данных, содержащей целевую таблицу. Введите имя этой таблицы в поле со списком «Имя таблицы» и нажмите «ОК».

Шаг 6

Щелкните правой кнопкой мыши верхнюю часть окна разработки запроса и выберите «Просмотр таблицы», чтобы просмотреть предварительный просмотр записей, которые будут добавлены в запрос. Еще раз щелкните правой кнопкой мыши верхнюю часть окна и выберите "Просмотр конструктора".

Шаг 7

Нажмите «Просмотр», затем «Таблица данных», а затем нажмите «Выполнить». В диалоговом окне вас спросят, хотите ли вы добавить строки из исходной таблицы в целевую таблицу. Нажмите «Да», чтобы сделать это, или нажмите «Нет». чтобы отменить операцию. Когда вы нажмете "Да", Excel объединит ваши таблицы.

Совет

Возможно, ваша операция запроса на добавление не будет выполняться. Если после нажатия «Выполнить» ничего не происходит, проверьте строку состояния в нижней части Excel и найдите сообщение «Это действие или событие заблокировано отключенным режимом». Если вы видите это сообщение, нажмите «Включить контент» на панели сообщений.

Если вы хотите создать резервную копию целевой таблицы перед объединением в нее данных, щелкните правой кнопкой мыши имя таблицы на панели «Таблицы» и выберите «Копировать». Затем вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши пустое место на этой панели и выбрать «Вставить», чтобы вставить копию таблицы. Резервные копии гарантируют, что вы не потеряете важную информацию, если во время изменения базы данных возникнет проблема.

В этом примере показано слияние всех записей из исходной таблицы в целевую таблицу. У вас также есть возможность выбрать записи, которые вы хотите скопировать в целевую таблицу. После выбора таблицы в окне «Показать таблицу» не нажимайте звездочку, чтобы выбрать все поля таблицы. Вместо этого дважды щелкните каждое поле, чтобы добавить его в сетку запроса. Когда вы закончите, каждое поле появится в отдельном столбце сетки. Затем вы можете ввести критерии выбора в текстовое поле Критерии рядом с любым полем. Например, если вы хотите объединить только те записи, в которых значение поля totalSales больше 200, введите «> 200» (без кавычек) в текстовом поле «Критерии» рядом с полем totalSales. Обратитесь к справочной документации Access, чтобы узнать, как применять другие типы критериев к запросам.