Как настроить Outlook для GTD?

Вы можете интегрировать методологию Getting Things Done Дэвида Аллена с Microsoft Outlook 2013, используя категории, последующие флаги и приоритеты. Хотя вы можете вручную настроить Outlook на своем ПК для реализации методологии GTD, несколько надстроек Outlook предлагают расширенные инструменты интеграции GTD. Вы можете создавать задачи непосредственно из других элементов Outlook, таких как электронная почта и встречи, а затем назначать их проектам и спискам действий, чтобы повысить эффективность обработки входящих сообщений.

Ручная настройка Outlook для GTD

Шаг 1

Введите каждый из ваших проектов в Outlook как категории, чтобы вы могли связать элементы с конкретными проектами. Щелкните правой кнопкой мыши электронное письмо, встречу или задачу, выберите «Категоризировать», а затем «Все категории». Нажмите кнопку «Новый…». Добавьте название каждого проекта и назначьте цвет.

Шаг 2

Преобразовывайте другие элементы Outlook в задачи по мере их поступления. Например, вы можете преобразовать сообщение электронной почты в задачу. Перетащите встречу, почтовое сообщение, контакт или заметку в раздел «Задачи» на панели навигации, чтобы автоматически создать новую задачу из содержимого элемента.

Шаг 3

Назначайте флаги и приоритеты своим задачам. Откройте задачу, а затем щелкните команды в группе «Отслеживание» на ленте «Главная» в задачах, чтобы добавить флажок. Нажмите кнопку «Приоритет» в группе «Теги», чтобы пометить элемент как «высокая важность». Вы можете использовать этот индикатор, чтобы отметить ваши действия в соответствии с методологией GTD.

Шаг 4

Просмотрите список задач по проекту, дате или важности. Нажмите «Задачи» на панели навигации. Нажмите на вкладку «Просмотр». Выберите один из вариантов просмотра, доступных в раскрывающемся списке в группе «Расположение». Например, выберите "Категории", чтобы упорядочить задачи по проектам, "Дата начала" или "Дата выполнения", чтобы упорядочить задачи по дате, или "Приоритет", чтобы упорядочить задачи по приоритету.

Использование надстройки NetCentrics GTD для Outlook

Шаг 1

Загрузите и установите бесплатную пробную версию надстройки «Getting Things Done» для Outlook от NetCentrics. Эта надстройка предназначена для упрощения обработки элементов Outlook в соответствии с методологией Дэвида Аллена.

Шаг 2

Выберите одно из ключевых действий на панели инструментов NetCentrics, чтобы преобразовать элементы Outlook в задачи. Например, выберите одно из следующих действий в группе «Как привести дела в порядок» на ленте «Главная»:«Действие», «Следующее действие», «Делегировать», «Отложить» или «Когда-нибудь». Когда вы выбираете одну из этих команд в почтовом сообщении, задача сохраняется в соответствующей папке, и задаче назначается действие.

Шаг 3

Управляйте всеми своими текущими проектами с помощью Project Central. Нажмите кнопку «Project Central» в группе «Getting Things Done» на ленте «Главная». Это окно можно использовать для организации задач в конкретные проекты.

Шаг 4

Сгенерировать отчет по проекту. Нажмите кнопку меню «Проект» в Project Central, а затем нажмите «Создать отчет…». Выберите параметры для включения в отчет. Например, выберите «Срок выполнения» в раскрывающемся списке «Сортировать задачи по». Нажмите «ОК», чтобы создать отчет. Нажмите кнопку «Печать», чтобы распечатать отчет — он помечен значком, напоминающим принтер.

Использование надстройки TaskCracker для Outlook

Шаг 1

Загрузите и установите бесплатную 30-дневную пробную версию TaskCracker для Outlook. TaskCracker помогает упорядочивать элементы Outlook, используя визуальное представление ваших задач и проектов с интерфейсом перетаскивания.

Шаг 2

Нажмите на команду «Открыть TaskCracker» в группе «Открыть» на ленте TaskCracker. Кроме того, вы можете нажать «TaskCracker» в нижней части панели «Папки» слева.

Шаг 3

Организуйте свои задачи в соответствии с приоритетом. Нажмите на задачу, перетащите ее в другой квадрант внутри экрана TaskCracker, а затем отпустите, чтобы назначить задаче этот приоритет. Вы можете использовать этот метод для быстрого назначения действий вашему списку задач без необходимости открывать каждую отдельную задачу.