Как использовать Outlook для планирования конференц-залов

В загруженном офисе с несколькими конференц-залами может быть сложно отслеживать, какие конференц-залы используются и в какое время. Календарь в Microsoft Outlook можно использовать для планирования собраний, встреч и мероприятий, а также для общеофисных мероприятий, таких как расписание конференц-залов. Вы можете настроить один календарь для планирования всех конференц-залов, чтобы сотрудники могли легко видеть наличие конференц-залов на любое время и дату.

Шаг 1

Откройте Microsoft Outlook. Нажмите «Календарь» на панели «Избранное». Щелкните правой кнопкой мыши «Календарь» и выберите «Новый календарь». Введите имя для нового календаря, например "Расписание конференц-зала".

Шаг 2

Нажмите «Просмотр расписания» в интерфейсе ленты. Щелкните правой кнопкой мыши в календаре и выберите "Новая встреча".

Шаг 3

Нажмите «Категоризировать» на ленте и выберите «Все категории». Выделите цветовую категорию и нажмите «Переименовать». Введите название категории, например «Конференц-зал 1» или «Конференц-зал в вестибюле». Переименуйте дополнительные цветовые категории, по одной для каждого конференц-зала. Нажмите "ОК".

Шаг 4

Введите название встречи или мероприятия в текстовое поле Тема. Введите название или номер конференц-зала в текстовом поле «Расположение». Введите день и время начала использования конференц-зала, а также время окончания использования. Если конференц-зал нужен на несколько дней, вы также можете изменить дату окончания.

Шаг 5

Введите детали встречи, запланированной в конференц-зале, в главном окне. Вы можете включить описание собрания и список участников.

Шаг 6

Нажмите «Категория» на ленте и выберите конференц-зал, в котором будет проходить собрание. Этот цвет обозначает собрание в календаре и позволяет легко различать несколько конференц-залов, используемых одновременно.

Шаг 7

Нажмите «Сохранить и закрыть», чтобы закрыть конференц-зал и вернуться к календарю.