Как уменьшить размер файлов Excel?

Добавление больших диапазонов данных, встроенных изображений или сложного форматирования немного увеличивает размер файла Excel. Однако в некоторых случаях размеры файлов Excel выходят из-под контроля, казалось бы, без всякой причины. Часто эта проблема возникает из-за того, что Excel хранит настройки форматирования для ячеек далеко за пределами диапазона фактических данных. Чтобы решить эту проблему, удалите строки и столбцы после конца ваших данных. Для дополнительной экономии места конвертируйте старые файлы Excel в формат XLSX или формат двоичной рабочей книги.

Удаление неиспользуемых ячеек и форматирование

При форматировании многих ячеек, например при изменении цвета фона для всего рабочего листа, Excel обычно сохраняет информацию только о ячейках, содержащих данные, хотя визуально применяет изменение ко всем выбранным ячейкам. В некоторых случаях, например при наличии ошибочного значения в удаленном столбце, Excel сохраняет избыточные данные форматирования и создает большие файлы. Чтобы уменьшить размер файла, выберите столбец справа от последнего заполненного столбца, нажмите «Ctrl-Shift-Right», чтобы выбрать оставшиеся столбцы, щелкните правой кнопкой мыши в выделенной области и выберите «Удалить». Выберите лишние строки под вашими данными с помощью «Ctrl-Shift-Down» и повторите шаги, используемые для столбцов..

Изменить типы файлов

Файлы, созданные в версиях Excel до 2007 года, в которых используется расширение XLS, могут занимать вдвое больше места, чем файлы с более новым расширением XLSX. Если вам не нужна обратная совместимость со старыми версиями Excel, преобразуйте файл, выполнив «Сохранить как…» и выбрав «Книга Excel» в раскрывающемся меню рядом с «Сохранить как тип... ." Вы можете еще больше сжимать файлы и повышать скорость сохранения, используя тип файла Excel Binary Workbook, но это предотвращает загрузку файла альтернативными программами для работы с электронными таблицами.