Как форматировать даты и числа в слиянии Microsoft Word?
Числа и даты могут быть проблематичными при объединении почты Microsoft Word, особенно если источником данных является книга Excel. Некоторые проблемы решаются легче, чем другие. Числа без десятичных значений, такие как пятизначный почтовый индекс или целое число, можно преобразовать в текстовые значения в Excel. Однако во избежание проблем с датами и десятичными числами необходимо вставить коды форматирования в эти поля слияния, чтобы правильно отформатировать эти значения в создаваемых документах.
Совет
Другими типами документов, которые можно использовать в качестве источников данных для слияния Word Mail, являются:
- Файл одноуровневой базы данных
- Таблица из файла HTML
- Адресная книга Microsoft Outlook
- Другой документ Microsoft Word с одной таблицей данных
- Текстовый файл с полями данных, разделенными запятыми.
Эти типы документов экспортируют значения в виде текста.
Объединение целых чисел
Форматирование целых чисел лучше всего выполнять перед импортом исходных данных в Word. В этом разделе обсуждается использование Excel.
Шаг 1. Откройте источник данных
Откройте рабочую книгу источника данных Excel и, если есть несколько листов, щелкните вкладку рабочего листа, содержащую исходные данные для слияния.
Шаг 2. Форматирование целых чисел как текста
Выберите столбец, содержащий целочисленные значения. Щелкните правой кнопкой мыши выбранные ячейки и выберите Формат ячеек. из всплывающего меню, чтобы отобразить Формат ячеек. диалоговое окно. Нажмите в Текст выбор в категории список. Нажмите ОК. чтобы применить изменение формата. Данные в выбранных ячейках теперь в текстовом формате.
Объединение чисел с десятичными значениями
Для десятичных дробей вы можете легко отформатировать число прямо в Word.
Шаг 1. Отображение полей слияния
Чтобы отформатировать количество знаков после запятой в числовом поле, например валюту, проценты или любое число с десятичными значениями, добавьте коды форматирования в поле слияния. Откройте документ слияния (письмо, электронная почта и т. д.), чтобы отобразить его поля слияния, которые отображаются как <<имя поля>>, например <> , например.
Шаг 2. Переключение кодов полей
Поле слияния <> объединяет сумму в валюте из источника данных. Щелкните правой кнопкой мыши <> поле слияния и выберите Переключить коды полей. из его всплывающего меню, чтобы отобразить его форматирование, если таковое имеется.
Шаг 3. Вставьте коды форматирования
В поле слияния <> теперь должно отображаться {MERGEFIELD "Amount"}. Форматирование этого поля не включено. Чтобы отобразить объединенные данные в виде поля валюты, введите "# $,#.00" после имени поля в поле слияния. Поле слияния теперь должно содержать {MERGEFIELD "Amount" # $,#.00}, где:
- # - Указывает, что следует форматирование.
- $ - Назначает символ, который будет отображаться в начале поля.
- , (запятая) — указывает, что запятые должны быть вставлены, если применимо, в числовом значении.
- # (цифровой знак) — указывает количество фиксированных цифр для отображения.
- .00 - Указывает, что должно отображаться десятичное значение из двух знаков (в данном случае). Число без десятичных знаков отображается с нулями после запятой.
Объединение процентов
Как и любое число, рассчитанное по формуле в Excel, необработанные значения не могут быть ограничены только двумя фиксированными десятичными знаками, независимо от того, что отображается в ячейке. Как показано на предыдущем шаге, длина числа, особенно любых десятичных знаков, может быть установлена на фиксированное количество позиций.
Действия в кодах форматирования
В некоторых случаях необходимо объединить поле данных, прежде чем с ним можно будет действовать. Поле «Pct» в этом примере является показательным. Чтобы эти данные отображались в объединенном документе в виде двухзначного процента, по крайней мере, с одной значащей цифрой и знаком процента, требуется два действия.
Шаг 1. Получение данных
Замените существующий оператор MERGEFIELD самым внутренним действием нового оператора MERGEFIELD "Pct". . Это предложение инструкции извлекает данные из источника данных и делает их доступными для остальной части кода форматирования. После ввода самого внутреннего предложения используйте сочетание клавиш CTRL-F9. ключи, чтобы заключить оператор в фигурные скобки.
Шаг 2. Форматирование данных
Введите знак равенства ("= ") перед оператором, введенным на шаге 1. Это сообщает функции слияния, что оператор включает оператор. Затем введите оставшуюся часть кода форматирования, *100 # "#0.00%", сразу за самой правой фигурной скобкой внутреннего оператора. Это предложение умножает значение слияния на 100 (чтобы сместить десятичный разряд), форматирует значение как два десятичных процента и отображает знак процента. На этом этапе поле слияния должно быть ={ MERGEFIELD "Pct"}*100 # "#0.00%" . Используйте CTRL-F9 чтобы заключить весь оператор в фигурные скобки и активировать его.
Даты слияния
Чтобы объединить дату из Excel в формате М/д/г, например 15.06.2015, специального форматирования не требуется. Этот формат даты сливается как раз отлично. Однако если вы хотите отобразить дату в любом другом формате, например 15 июня 2015 года, потребуются некоторые коды форматирования.
Чтобы объединить поле даты и отобразить его как день, месяц, год, используйте код форматирования "@"MMMM d, yyyy", где "@" указывает формат даты, а " MMMM d yyyy" указывает месяц в тексте, день без нуля в начале и года в виде четырехзначного числа
Совет
При форматировании дат в почтовом слиянии заполнители и коды формата для месяца используют заглавную букву «М». Строчная буква «м» используется для обозначения минут.