Как создавать макросы в Excel

При работе с электронными таблицами Microsoft Excel нет необходимости выполнять одни и те же монотонные действия снова и снова. Экономьте время, создавая макросы, которые автоматизируют повторяющиеся задачи. Большинство макросов Excel можно создать, не зная Microsoft Visual Basic Application (VBA), просто записывая шаги, которые вы предпринимаете при выполнении задачи.

Эти шаги могут включать в себя любые нажатия клавиш и щелчки мышью, например ввод чисел или текста, щелчок по ячейкам в командах на ленте и форматирование ячеек, столбцов или строк. Если вы знаете, как работать с VBA, вы можете редактировать записанный код или создавать более сложные макросы в редакторе VB Editor (VBE), доступном из Excel и других приложений Microsoft Office.

Однако, даже не используя VBE, вы можете записать простой макрос, например, чтобы применить единый формат, такой как ММ/ДД/ГГГГ, ко всем датам в электронной таблице. Вы можете создать еще один макрос для форматирования имен всех клиентов с просроченными счетами жирным красным шрифтом.

Вы также можете записывать макросы в Excel, которые распространяются на другие приложения Office. Например, вы можете создать макрос, который сначала обновляет таблицу в Excel, а затем открывает Outlook для отправки таблицы по списку указанных адресов электронной почты.

Подготовка

Перед записью макроса сначала нужно включить вкладку Разработчик. Для этого выберите «Файл», «Параметры», «Настроить ленту». Затем в категории «Настроить ленту» в списке «Основные вкладки» установите флажок «Разработчик» и нажмите «ОК».

После включения вкладки «Разработчик» необходимо разрешить запуск макросов. Вы можете сделать это на вкладке «Разработчик», нажав «Безопасность макросов». Затем в разделе «Параметры макросов» нажмите «Включить все макросы» и нажмите «ОК».

Запись макроса

Вы можете открыть окно записи макроса одним из двух способов. На вкладке Разработчик в группе Код нажмите Записать макрос. Или нажмите Alt+T+M+R.

В поле «Запись макроса» введите имя нового макроса. Первый символ должен быть буквой, но последующие символы могут быть цифрами, буквами или символами подчеркивания.

Рекомендуется сделать имя макроса как можно более описательным, чтобы при необходимости можно было быстро найти макрос. Однако вы также увидите необязательное поле описания, которое вы можете заполнить, если хотите.

Если вы хотите назначить клавишу быстрого доступа, введите букву верхнего или нижнего регистра, которую вы хотите использовать, в поле быстрого доступа.

Нажмите OK, и Excel начнет фактически записывать ваши действия в новый макрос.

Во время записи кнопка «Запись макроса» изменится на квадрат «Остановить запись». Нажмите эту кнопку, когда закончите, чтобы сохранить макрос.

Как правило, вы хотите сохранить макрос в папке «Эта книга», но если вы хотите, чтобы он был доступен каждый раз при запуске Excel, его следует сохранить в личной книге макросов.

Общий доступ к макросу

Чтобы поделиться макросом в электронной таблице с другими, вы должны сохранить его как файл книги Excel с поддержкой макросов.

Раздайте мастер-файл рабочей книги Excel тем сотрудникам, с которыми вы хотите поделиться макросом. Когда пользователь основывает книгу на этом мастер-файле, макрос остается встроенным в мастер-файл.

Использование VBE

Щелкните вкладку «Вид» на ленте. Нажмите «Макросы» и в раскрывающемся меню выберите «Просмотр макросов». Вы можете либо просмотреть и отредактировать существующий макрос, который вы записали, либо нажать «Создать».

Откроется VBE, что позволит вам создавать более мощные макросы, если вы знаете основы VBA. После этого вы сможете добавлять переменные, управляющие структуры и другой код, который программа записи макросов не может записывать.