Как отправить электронное письмо на номер факса в Microsoft Outlook
Факс по электронной почте — отправка и получение сопроводительных писем и/или документов виртуально — имеет широкий спектр преимуществ, включая возможность одновременной отправки нескольких страниц или факсов и экономию затрат на поставку, печать и ремонт, связанных с факсимильными аппаратами. Отправить электронное письмо на номер факса с помощью Microsoft Outlook несложно — требуется только подписка на службу факса и, возможно, изменения в настройках Outlook в зависимости от вашей службы факса или версии Outlook. После настройки процесс использует те же инструменты, что и обычное сообщение электронной почты, но немного по-другому.
Шаг 1
Подпишитесь на услугу факса и при необходимости следуйте всем инструкциям по настройке Outlook, которые требует поставщик услуг факса. Если у вас уже есть подписка или вы работаете в сети со службами, перейдите к шагу 2. Чтобы просмотреть список поставщиков услуг Интернет-факса, таких как MyFax или RapidFAX, щелкните ссылку в разделе «Ресурсы» ниже или перейдите в «Файл» в Microsoft Outlook и в разделе «Создать» нажмите «Факс» или «Интернет-факс». Когда Microsoft Outlook предложит вам подписаться на «Службы факсов», нажмите «ОК», чтобы открыть список интернет-провайдеров факсимильных сообщений на веб-странице Microsoft.
Шаг 2
Откройте пустое окно сообщения электронной почты.
Шаг 3
Введите номер получателя факса или адрес электронной почты с номером факса в поле «Кому...» сообщения электронной почты. В зависимости от инструкций вашего поставщика услуг факсимильной связи, сетевых служб вашей компании и/или вашей версии Microsoft Outlook вы можете ввести номер факса несколькими способами:
-
Только номер факса:10-значный номер факса, 8-значный номер без кода города, 10-значный номер с последующими цифрами телефонной карты или международный номер)
-
Номер факса после текста "fax:" в скобках:[fax:1234567890]
-
Адрес электронной почты с номером факса в качестве имени пользователя, за которым следует символ @, и доменное имя поставщика услуг факса:1234567890@имя домена поставщика услуг
Шаг 4
Добавьте «Тема:», описывающую цель факса, как обычно в электронном письме. Для некоторых служб требуется, чтобы в поле «Тема» было указано имя получателя или приветствие, которое обычно отображается на титульном листе факса. Например, "Горацио Банистер Вашингтон" или "Факс для Консуэлы".
Шаг 5
Прикрепите к электронному письму свой титульный лист и факсимильную документацию, если только ваша служба не разрешает использовать тело электронного письма в качестве титульного листа с обратной контактной информацией и сообщением или инструкциями для получателя.
Шаг 6
Нажмите кнопку «Отправить», чтобы отправить факс. По истечении определенного периода ваш поставщик услуг факса отправит по электронной почте уведомление о состоянии факса, похожее на лист передачи. Если ваш факс не прошел, повторите попытку или свяжитесь с получателем для получения альтернативного номера.
Совет
Если ваш поставщик услуг факсимильной связи использует обычный адрес электронной почты для направления факсов через сервер на один или несколько аппаратов или получателей, введите адрес электронной почты в поле «Кому...» (sunnyfaxes@domainname) и номер(а) факса в поле тело письма. Прикрепите титульную страницу/документ(ы) и нажмите кнопку "Отправить".
Предупреждение
Всегда проверяйте количество документов и/или страниц, которые вы можете отправить по факсу в электронной почте, прежде чем подписываться на услугу факса; некоторые поставщики услуг факсимильной связи ограничивают общее количество сообщений, которое можно отправить в одном сообщении.
Всегда проверяйте порядок, в котором вы прикрепляете титульный лист и/или документы, поскольку порядок вложения в электронном письме может определять порядок получения или печати факса.