Что такое таблица в Microsoft Access?
Microsoft Access — это программное приложение, которое используется для создания баз данных. MS Access входит в пакет Microsoft Office Suite, но его можно приобрести отдельно. Базы данных MS Access хранят данные в таблицах и могут существовать в виде одного файла, что обеспечивает базовое хранение и поиск данных. Каждый файл базы данных состоит из объектов, включая таблицы, запросы, формы и отчеты.
Базы данных
Базы данных выполняют функцию сбора, управления и хранения данных. Базы данных MS Access часто используются в личных и/или деловых целях для хранения данных адресных книг, информации о клиентах, списков рассылки или инвентарных списков. Вызов содержимого базы данных интуитивно понятен, его можно запросить, распечатать или опубликовать в Интернете.
Таблицы
Таблицы MS Access являются ключевыми объектами в файле Access, поскольку они содержат данные, хранящиеся в базе данных. Таблицы состоят из строк и столбцов и позволяют напрямую вводить данные в свои сетки. Строка — это запись, содержащая отдельные фрагменты данных, составляющие отдельную запись. Столбцы, также называемые полями, состоят из категоризированной информации. Например, поля представляют собой столбцы, содержащие категоризированную информацию, такую как номера телефонов.
Строка представляет собой запись, в которую вводится номер телефона. Данные сортируются и могут быть отфильтрованы. Данные из Excel можно импортировать или вырезать и вставлять в таблицу Access. Один файл может содержать несколько таблиц, которые можно связать через запросы, отчеты и формы.
Создание таблицы
Существует несколько способов создания таблицы:в режиме конструктора, с помощью шаблона или мастера или путем ввода данных. Пользователь выбирает метод, который он хочет использовать, выделяя его и выбирая «Открыть» в поле объекта файла. После создания таблицы пользователь может вводить в нее данные.
После ввода первой записи и нажатия кнопки «Ввод» появится следующая строка для ввода данных второй записи и так далее. После завершения ввода данных пользователь закроет таблицу, как и любое другое окно. Таблица сохраняется в разделе «Объекты» и «Таблица» в списке объектов файла. При открытии файла всегда будет отображаться список объектов.
Мастер таблиц и шаблоны
В зависимости от версии MS Access использование мастера или шаблона — самый простой способ создать таблицу, готовую для ввода данных. В MS Access 2007 шаблоны таблиц представляют собой пустые таблицы, которые можно использовать как есть или настроить по мере необходимости. Шаблоны включают Контакты, Задачи, Проблемы, События и Активы. Таблица контактов устанавливает базу данных для контактной информации, такой как списки рассылки и номера телефонов. Столбцы легко создаются путем перетаскивания из списка предлагаемых полей.
В MS Access 2003 и более ранних версиях мастеры — это функция, которая направляет пользователя от начала до конца при создании желаемого объекта. Всего за несколько кликов вы можете создать таблицу, готовую для ввода данных. Хотя поля таблицы в мастере предопределены, пользователь может изменить их во время использования мастера и после создания таблицы.
Настройка таблицы
MS Access позволяет пользователю настраивать поля, данные и форматирование в таблице. Пользователь имеет возможность форматировать шрифт таблицы, высоту строки, ширину столбца, замораживать и/или скрывать столбцы. Пользователь имеет возможность изменять ключевые элементы таблицы, такие как переименование полей таблицы и редактирование записей таблицы, «на лету» практически из любого места в приложении.